centrum promocji informatyki
E-MAIL
zapisz się zapisz się zapisz się wypisz się
O NASSZKOLENIAMEDIA O NASPARTNERZYREGULAMINKONTAKT

Warszawa, 29.03.2012 Koordynator: Iwona Brokowska

Po roku obowiązywania rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych można dokonać już praktycznej oceny funkcjonowania jego przepisów. Celem konferencji jest m.in. wyjaśnienie wątpliwości dotyczących klasyfikowania dokumentacji, wskazania dobrych praktyk i planów dotyczących zmian w JRWA.
Praktyczne wytyczne dla koordynatorów zostaną uzupełnione wskazaniem rozwiązań dotyczących wdrożeń systemów EZD, w tym wymagań w oparciu o które takie systemy winny być projektowane i wdrażane. Z zagadnieniem funkcjonowania systemu EZD wiąże się również postępowanie z dokumentami elektronicznymi przekazywanymi z wykorzystaniem elektronicznych skrzynek podawczych. Zaprezentowane zostaną praktyczne rozwiązania w tym zakresie. Pamiętając o urzędach tradycyjnych, również w tym zakresie zaprezentowane zostaną przykłady organizacji pracy archiwisty i koordynatora.
A na koniec omówienie kontrowersyjnych przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczących metryki sprawy.

Konferencja skierowana jest do koordynatorów czynności kancelaryjnych, archiwistów, osób odpowiedzialnych za organizację urzędu, osób odpowiedzialnych za wdrożenie i utrzymanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją i innych osób zainteresowanych praktyka zarządzania dokumentacją elektroniczną i papierową w administracji publicznej.

Prowadzenie obrad: Artur Prasal, Urząd Miasta Łodzi

PROGRAM

29 marca 2012 r.
10:00 Przyjęcie prowadzenia obrad, kilka słów na początek
Artur Prasal
(Urząd Miasta Łodzi)
10:15 Wykład: Praktyczne doświadczenia po roku stosowania przepisów Instrukcji Kancelaryjnej w Urzędzie Miasta Łodzi
  • Wdrożenie i stosowanie przepisów rozporządzenia, w tym:
    1. rodzaje wsparcia dla pracowników,
    2. hasła i kategorie a dokumentacja w nich zawarta,
    3. problemy w prawidłowej klasyfikacji i kwalifikacji spraw - praktyczne przykłady
  • Wyjątki w systemie EZD - wyodrębnienie i wdrożenie, procedury postępowania
  • Problematyka tworzenia i funkcjonowania składów chronologicznych
  • Raporty i rejestry - istotne narzędzia wsparcia
Jolanta Rybińska
(Urząd Miasta Łodzi)
10:45 Wykład i konsultacje: Wymagania dla systemów EZD według specyfikacji MoReq2
  • Specyfikacja MoReq2 cele i zakres
  • Dokumenty a Dokumentacja (AKTA)
  • Podstawowe pojęcia
  • Zarządzanie dokumentami
  • Zarządzanie dokumentacją (AKTAMI)
  • Zarządzanie sprawami
  • Metadane
  • MoReq2 a MoReq2010
Edward Seliga
(specjalista)
11:30 Case study: System EZD w Urzędzie Miasta Lublina
  • Elektroniczne zarządzanie dokumentami w Urzędzie Miasta Lublin - krótka historia wdrażania elektronicznego systemu obsługi i spraw i dokumentów w latach 2008 - 2010.
  • Rok 2010 - przygotowania do wejścia w życie przepisów "Rozporządzenia" z 18 stycznia 2011.
  • Rok 2011 - doświadczenia i trudności - niepowodzenie wskazania systemu EZD jako podstawowego systemu zarządzania dokumentami w Urzędzie od stycznia 2012 roku
  • Rok 2012 - nowe zarządzenie, nowa rzeczywistość - konieczność pracy w EZD przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu:
    1. wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Lublin
    2. określenia wyjątków od sytemu tradycyjnego
    3. ustalenie składów chronologicznych.
  • Co udało się zrealizować oraz plany na przyszłość.
  • Formy wsparcia dla pracowników Urzędu.
  • Trudności w stosowaniu nowych przepisów w Urzędzie.
Iwona Woźniak
(Urząd Miasta Lublin)
12:00 Przerwa na lunch
12:30 Case study: Wdrożenie systemu EZD w urzędzie - czy to już kancelaryjna rewolucja? - na przykładzie wdrożenia w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie
  • punkt wyjścia czyli - nowa instrukcja kancelaryjna i jrwa oraz instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
  • potrzebny był przykład i narzędzie - rola pilotażowego wdrożenia EZD w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku
  • nasz projekt - potrzeby, problemy i korzyści związane z wdrożeniem EZD w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie
  • w pierwszym szeregu zmian - kancelaria i archiwum zakładowe jako kluczowe komórki organizacyjne w działaniu systemu EZD
  • koordynator czynności kancelaryjnych w systemie EZD - możliwości i narzędzia niezbędne w walce o świadomość "klasową" urzędników
  • EZD jako element ewolucji czy rewolucji w czynnościach kancelaryjnych? - perspektywy rozwoju systemu EZD a bezdziennikowy system kancelaryjny.
Jarosław Orszulak
(Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie)
13:10 Case study: Integracja systemu EZD z ePUAP w Urzędzie Miasta Częstochowy
  • rejestracja w EZD dokumentów złożonych za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej,
  • prezentacja elektronicznego formularza, weryfikacja wnioskodawcy (bezpieczny podpis elektroniczny, Profil Zaufany ePUAP)
  • automatyczna dekretacja złożonego przez ePUAP wniosku w przypadku skojarzenia dokumentu z odpowiednim procesem pracy zdefiniowanym w EZD; dekretacja ad hoc
  • przygotowanie oraz wysłanie odpowiedzi do wnioskodawcy za pośrednictwem ESP,
  • automatyzacja procesu obsługi wniosku - przekazywanie/pozyskiwanie przez EZD informacji koniecznych do realizacji usługi publicznej do/z systemów dziedzinowych,
  • rola ESP w poświadczaniu doręczeń przesyłek elektronicznych - automatyczna rejestracja UPO w EZD.
Aneta Suliga
(Urząd Miasta Częstochowy)
13:50 Case study: Koordynator Czynności Kancelaryjnych w urzędzie tradycyjnym
  • Krótkie przedstawienie zasad realizowania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Płocka (Oddział Obsługi Procesów Pracy)
    1. struktura obiegu dokumentów i spraw
    2. wewnętrzne regulacje (procedury i instrukcje)
    3. EZD (zakres i kryteria wyboru)
  • Urząd tradycyjny a elektroniczny obieg dokumentów - koegzystencja, wynikające z niej problemy, metody ich rozwiązywania oraz ewolucyjne obejmowanie spraw przez SEOD
  • Wsparcie dla użytkowników
    1. nadzór archiwisty nad wdrożeniem i przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej (w powiązaniu ze strukturą Oddziału i pracownikami pozostałych komórek organizacyjnych Urzędu, wskazanymi jako lokalni koordynatorzy kancelaryjni)
    2. metody redystrybucji wiedzy (e-learning, szkolenia, konsultacje z archiwistą)
  • Funkcjonowanie archiwum zakładowego oraz składu chronologicznego
  • Zmiana w podejściu urzędników do merytorycznego kwalifikowania spraw (czyli jak niektórzy przeżyli, a inni nie, czyli usunięcie kategorii 0717/0719)
Cezary Dzięcielski
(Urząd Miasta Płocka)
14:30 Przerwa na kawę
14:50 Wykład: Ochrona dokumentów elektronicznych
Ochrona dokumentów elektronicznych, czyli spróbujemy dać odpowiedź na pytanie jak zapewnić aby dokument elektroniczny był Integralny i Autentyczny. W trakcie wykładu zostanie dokonany przegląd mechanizmów zapewniających bezpieczeństwo procesu zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie jak i poza nim, omówione zostaną mechanizmy zapewniające połączenie procesów zarządzania dokumentami z systemami autoryzującymi, a także zagadnienia techniczne i prawne dotyczące procesów dokumentowych w administracji publicznej.
Wiesław Paluszyński
(Polskie Towarzystwo Informatyczne)
15:30 Wykład: Nowe regulacje w zakresie "metryki sprawy"
  • wymagania prawne dotyczące metryki sprawy,
  • cel prowadzenia metryki,
  • osoby i czynności w sprawie,
  • metryka papierowa czy elektroniczna,
  • wzór metryki,
  • rodzaje spraw dla których metryka nie jest prowadzona.
Artur Prasal
(Urząd Miasta Łodzi)
16:00 Zakończenie Forum, wręczenie certyfikatów
  
e-mailkontakt Na górę strony
Copyright © 2002 Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o. | ul. Miedzyborska 50 | tel. (0-22) 870 69 10, 870 69 78