centrum promocji informatyki
E-MAIL
zapisz się zapisz się zapisz się wypisz się
O NASSZKOLENIAMEDIA O NASPARTNERZYREGULAMINKONTAKT

forum
VII FORUM KOORDYNATORÓW CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH
Warszawa, 15.03.2016 Koordynator: Iwona Brokowska

PROGRAM

15 marca 2016 r.
10:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek
Artur Prasal
(Urząd Miasta Łodzi)
10:10 Wykład postulowany przez uczestników poprzednich edycji Forum: System EZD w samorządzie
  • Czy system EZD jest potrzebny? Różnorodność urzędów, spraw, koszty wdrożenia i utrzymania a wartość dodana.
  • Czy każdy system EZD jest taki sam ? Te same wymagania prawne, różnorodność rozwiązań.
  • Jak wdrażać system w samorządzie i od czego zacząć? Przygotowania logistyczne, sprzętowe, kadrowe, organizacyjne.
  • System EZD a dotychczasowe systemy w urzędach
Jolanta Rybińska
(Urząd Miasta Łodzi)
10:50 Wykład: Jak prawidłowo przygotować dokumentację (akta i dokumentacja nietworząca akt sprawy) w systemie EZD celem przekazania jej na stan archiwum zakładowego
1. Co przekazujemy?
Wyjaśnione zostaną zasady postępowania z dokumentacją spraw zakończonych w komórce organizacyjnej. Zwrócona zostanie uwaga na istotę metadanych pism i spraw oraz konieczność rozliczenia się z komórką odpowiedzialną za zarządzanie składami chronologicznymi oraz informatycznych nośników danych.
2. Kiedy przekazujemy?
Omówione zostaną terminy i sytuacje obligujące komórkę organizacyjną do przekazania dokumentacji na stan archiwum zakładowego oraz możliwe funkcjonalności systemów EZD monitorujące ten proces.
3. Kontrola poprawności przygotowanej dokumentacji spraw zakończonych.
Wyjaśnione zostanie dlaczego tak ważna jest weryfikacja dokumentacji przekazywanej przez komórkę organizacyjną oraz dlaczego nie powinno się oczekiwać od systemu EZD pełnej automatyzacji tego procesu.
Dagmara Niemczyk
(ekspert i praktyk w zakresie informatyzacji administracji publicznej)
11:20 Wykład postulowany przez uczestników poprzednich edycji Forum, w tym dyskusja: Obsługa składów chronologicznych i informatycznych nośników danych w kancelarii i w archiwum - regulacje prawne i postulaty praktyczne
  • Geneza i pojęcie składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
  • Regulacje prawne dotyczące funkcjonowania składów oraz czego w przepisach brakuje.
  • Liczba, rodzaje i organizacja składów.
  • Bieżąca obsługa składów (przyjmowanie, wypożyczanie, wyjmowanie pism) a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny).
  • Przekazywanie składów do archiwum – terminy, przygotowanie, ewidencja.
  • Obsługa składów w archiwum – zarządzanie, zabezpieczanie, brakowanie, przekazywanie do archiwów państwowych.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, informatyzacji administracji publicznej)
12:30 Przerwa na lunch
13:00 Wykład postulowany przez uczestników poprzednich edycji Forum: Jak prawidłowo uzupełnić wykazy akt z 2011 r. o brakujące zagadnienia po nowelizacji ustawy archiwalnej?
  • Regulacje prawne dotyczące jednolitych rzeczowych wykazów akt
  • Jednolity rzeczowy wykaz akt – zasady budowy i stosowania.
  • Podstawy prawne uzupełnień w wykazach akt z 2011 r. – organy właściwe, procedura.
  • Postulaty praktyczne odnośnie procedur wewnętrznych dotyczących wypracowania uzupełnień w wykazach akt.
  • Co jest dopuszczalne a co nie w zakresie uzupełnień wykazów akt z 2011 r.?
  • Uzupełnienie wykazów akt z 2011 r. na przykładzie regulacji dotyczących nieodpłatnej pomocy prawnej – geneza, opracowany projekt, inne propozycje.
  • Sytuacja podmiotów innych niż objęte rozporządzeniem z 2011 r. w zakresie zmian i uzupełnień w wykazach akt w związku z przepisami przejściowymi do ustawy archiwalnej.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, informatyzacji administracji publicznej)
13:30 Dyskusja z udziałem ekspertów, prowadzenie
Artur Prasal
(Urząd Miasta Łodzi)
14:10 Przerwa na kawę
14:30 Wykład postulowany przez uczestników poprzednich edycji Forum: Prowadzenie postępowań administracyjnych w systemie EZD.
  • Sprawa prowadzona elektronicznie zakończona decyzją administracyjną.
  • Kopie elektroniczne tych dokumentów.
  • Pieczęci urzędowe- czy stawiamy na kopii elektronicznej?
  • Kto stwierdza zgodność.
dr Grzegorz Sibiga
(Instytut Nauk Prawnych PAN w Warszawie, Kancelaria Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy)
15:10 Wykład postulowany przez uczestników poprzednich edycji Forum: Praktyka doręczeń elektronicznych – co się zmieniło na ePUAP?
  • wymagania prawne a funkcjonalności ePUAP
  • adres email jako adres do doręczeń – różnice ePUAP - ePUAP2
  • wysłanie zawiadomienia i odbiór dokumentu
  • orzecznictwo sądowe dotyczące e-doręczeń (odpowiedzialność za funkcjonowanie ePUAP; doręczenie papierowe zamiast elektronicznego)
Artur Prasal
(Urząd Miasta Łodzi)
15:40 Podsumowanie Forum
Artur Prasal
(Urząd Miasta Łodzi)
16:00 Zakończenie Forum, wręczenie Certyfikatów
Program
Sprawozdanie
Prelegenci
Patronat medialny
Powiadom znajomego
  
e-mailkontakt Na górę strony
Copyright © 2002 Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o. | ul. Miedzyborska 50 | tel. (0-22) 870 69 10, 870 69 78