centrum promocji informatyki
E-MAIL
zapisz się zapisz się zapisz się wypisz się
O NASSZKOLENIAMEDIA O NASPARTNERZYREGULAMINKONTAKT

Sprawozdania z konferencji Kontakt z mediami: Marta Komorowska

Zarządzanie elektronicznymi dokumentami w administracji publicznej

Jak nie utonąć w stosach dokumentów? Jak nimi skutecznie zarządzać? Co zrobić, aby elektroniczny dokument funkcjonował w dedykowanym dla niego systemie informatycznym? Na te pytania odpowiadali prelegenci podczas XXXII konferencji z cyklu Informatyka w Administracji pt. "Zarządzanie elektronicznymi dokumentami w administracji publicznej", która odbyła się 31 stycznia 2006 r. w Warszawie. Organizatorem spotkania był Klub eAdministracja działający przy Centrum Promocji Informatyki.

Fot. 1. Zbigniew Andrzej Pryciaszek (kierownik projektów MIS S.A.)
Jolanta Sopniewska (Urząd Miasta Chorzów)

Konferencję rozpoczął wykład Kajetana Wojsyka, zastępcy naczelnika Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Częstochowy, który przedstawił narzędzia informatyczne dla realizowania zadań publicznych. Następnie Zbigniew A. Pryciaszek (kierownik projektów w firmie MIS) oraz Jolanta Sopniewska (Urząd Miasta Chorzów) przedstawili opis wdrożenia systemu zarządzania dokumentami w Urzędzie Miasta Chorzów. Celem wdrożenia było usprawnienie obiegu i dostępności dokumentów przychodzących i wychodzących, a także procesów związanych z administracją wewnętrzną. "Po wdrożeniu SODIS opartego na systemie mis-Partner21/Urzędy korespondencja oraz dokumenty związane z załatwianiem spraw w chorzowskim Urzędzie Miasta są rejestrowane, a następnie dekretowane do właściwych komórek lub osób - opisywał Zbigniew A. Pryciaszek. ? Korespondencja przychodząca w postaci papierowej jest skanowana do wersji elektronicznej i umieszczana w systemie. Sposób przechowywania dokumentów dostosowany jest do specyfiki urzędu i jego zadań. W każdej chwili istnieje możliwość sprawdzenia, na jakim etapie realizacji jest konkretna sprawa oraz ile jeszcze czasu pozostało do planowanego terminu jej zakończenia".

Adam Głębski (Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi) i Maciej Bąk (RIO we Wrocławiu) wygłosili wykład na temat elektronicznej sprawozdawczości budżetowej w jednostkach samorządu terytorialnego. Omówili obecne ustawodawstwo dotyczące sprawozdawczości budżetowej (rozporządzenie Ministra Finansów z 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej i rozporządzenie z 18 grudnia 2001 r.) oraz planowane zmiany legislacyjne. Przypomnieli, że w styczniu 2004 r. Ministerstwo Finansów rozpoczęło w ramach umowy międzynarodowej finansowanej ze środków Phare realizację projektu pod nazwą "Poprawa systemu zarządzania finansami publicznymi poprzez opracowanie i wdrożenie jednolitego systemu obsługi finansów publicznych", którego celem jest dostarczenie polskiej administracji publicznej odpowiedzialnej za zarządzanie środkami publicznymi (nie tylko szczebla centralnego, ale i lokalnego) skutecznych narzędzi do sterowania i monitoringu oraz systemu informacji o finansach publicznych, mających na celu podniesienie jakości i efektywności analiz budżetów jednostek samorządu terytorialnego. W ramach projektu powstały dwa systemy: system TREZOR (obejmujący sferę budżetu państwa) oraz BeSTi@ (budżety jednostek samorządu terytorialnego). Podczas wykładu przedstawiono poszczególne moduły, z których będzie się składał system. Oprócz omówienia architektury i funkcjonalności systemu BeSTi@ prelegenci analizowali wyniki prowadzonego w 2005 r. przez regionalne izby obrachunkowe projektu "e-podpis w jednostkach samorządu terytorialnego", który został zainicjowany z uwagi na nieuchronnie zbliżający się moment, gdy samorządy będą musiały być gotowe do przyjmowania i tworzenia dokumentów opatrzonych podpisem elektronicznym.
"Trzeba wyraźnie zaznaczyć, że dobrym tłem do prowadzenia tego typu akcji szkoleniowo-instruktażowej popularyzującej podpis elektroniczny w środowisku samorządowym był system BeSTi@, który umożliwia wykorzystanie e-podpisu do podpisania sprawozdań" - powiedział Adam Głębski.

Prezentacje firmowe przedstawiające najnowsze rozwiązania technologiczne dotyczące wymiany informacji w administracji przedstawili Marek Ryński (Sybase Polska), Marek Sokołowski (Sun Microsystems Polska), Gerard Wawrzyniak (ebStream), Józef Kącki (Veracomp), Dariusz Lewicki (Cryptotech) oraz Mariola Jańczy i Michał Bańdo (Auto Id).

Fot. 2 Kajetan Wojsyk (Urząd Miasta Częstochowa), dr Józef Adamus (Departament Informatyki Ministerstwa Finansów.)

Dr Józef Adamus pełniący obowiązki zastępcy dyrektora Departamentu ds Informatyzacji Resortu w Ministerstwie Finansów, przedstawił analizę systemów informatycznych funkcjonujących w urzędach i izbach skarbowych. "Działalność w sferze finansów publicznych związana jest z pozyskiwaniem dochodów, które w przeważającej części pochodzą z podatków, opłat i ceł. Dochody te są pobierane przez organy podległe ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, głównie przez organy administracji skarbowej. Od efektywności działania tych organów zależy poziom świadczonych usług publicznych - powiedział J. Adamski. - Wykorzystanie nowoczesnych technik informatycznych w istotny sposób przyczynia się do wzrostu wydajności administracji skarbowej i czyni kontakt z nią łatwiejszym i bardziej przyjaznym społeczeństwu".

Występująca obecnie w administracji skarbowej architektura systemów informatycznych opiera się na podejściu "silosowym" - oznacza to, że każdy system informatyczny zawiera dane dotyczące odrębnego obszaru biznesowego (są to tzw. systemy dziedzinowe). Takie podejście powoduje utrudnienia, dlatego konieczne będzie zinformatyzowanie najbardziej masowych, monotonnych i typowych operacji, typu wprowadzanie danych. Ich ręczna obsługa jest wysoce pracochłonna i absorbuje sporą część wykształconej kadry. Duże oczekiwania związane są z wdrożeniem systemu "e-Podatki"- podkreślił J. Adamski. Korzystna dla Poltaxu byłaby też, choćby czasowa, stabilizacja przepisów podatkowych. Nie należy zapominać, że - zgodnie z teorią zmian stosowaną przez nauki organizacji i zarządzania - korzyści z wprowadzonej zmiany dają się wyraźnie odczuć dopiero w okresach między zmianami. Jeżeli są one zbyt krótkie, percepcja ludzka może ich nie objąć, a obiektywne wyliczenie w jednostkach pieniężnych może okazać się wyjątkowo trudne.

Konferencję zakończył wykład Kazimierza Schmidta. Przedstawił w nim wady i zalety dokumentacji tradycyjnej i dokumentacji elektronicznej oraz rzeczywiste funkcjonowanie dokumentu elektronicznego w Archiwach Państwowych.
Podkreślił konieczność standaryzacji dokumentów elektronicznych i określenia w tym celu zestawu metadanych, jakie powinny opisywać każdy dokument elektroniczny czyli "dane opisujące kontekst, zawartość i strukturę dokumentów oraz zarządzanie nimi w czasie"1. Przedstawił europejskie przykłady metadanych opisujących strukturę dokumentu elektronicznego.
Jeżeli uda się zaprowadzić porządek w przekazywanych w Polsce metadanych, to przekazywane dokumenty elektroniczne zostaną automatycznie przeindeksowane i przygotowane do wyszukiwania. Warunek: podstawowy zestaw takich samych metadanych powinien opisywać każdy dokument elektroniczny - podkreślił Kazimierz Schmidt.

Fot. 3. Kazimierz Schmidt (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.)

W konferencji wzięło udział stu czterdziestu słuchaczy. Wśród nich byli informatycy, księgowi, analitycy, przedstawiciele administracji samorządowej i centralnej oraz pracownicy wyższych uczelni.

mk

1 PN-ISO 15489-1 Informacja i Dokumentacja - Zarządzanie Dokumentami - Część 1.

e-mailkontakt Na górę strony
Copyright © 2002 Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o. | ul. Miedzyborska 50 | tel. (0-22) 870 69 10, 870 69 78