11
maja
2022
PROCEDURY ADMINISTRACYJNE – postępowanie z e-dokumentem, ePUAP i nowy system eDoręczeń
koordynator: Iwona Nowosielska
| PARP dofinansowuje szkolenia CPI | W CPI SZKOLIMY ON-LINE więcej ... |
Rewolucyjne zmiany w zakresie doręczeń dokumentów, praca zdalna w administracji publicznej, nowe rodzaje podpisów elektronicznych, zasady postępowania z dokumentem elektronicznym w Urzędzie, to tylko niektóre zagadnienia, z którym zmierzyć się muszą urzędy administracji publicznej. Dokument elektroniczny staje się podstawową postacią dokumentu wypierając dokumenty papierowe. Przepisy prawa, oczekiwania klientów wymuszają również zmiany w wewnętrznych procedurach postępowania, w organizacji pracy urzędów. Obecnie pojawia się coraz więcej pytań i wątpliwości dotyczących sposobu wdrożenia nowych wymagań prawnych dotyczących e-doręczeń, jak i kiedy aktywować adres elektroniczny, jak weryfikować podpisy elektroniczne czy konieczne jest wdrożenie systemu EZD, albo jak sobie bez niego radzić. Nadal aktualne są wątpliwości dotyczące wykorzystania emaila w bieżącej pracy urzędu i dokumentowania spraw z wykorzystaniem e-dokumentów.
Te i inne zagadnienia dotyczące postępowania z dokumentem elektronicznym zostaną omówione podczas seminarium, na przykładach różnych procedur administracyjnych – KPA, Ordynacji podatkowej, skarg, wniosków, petycji, informacji publicznej z uwzględnieniem Instrukcji kancelaryjnej oraz kluczowych zmian wprowadzanych ustawą o doręczeniach elektronicznych.
Prowadzący seminarium:
Artur Prasal, Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi
Jolanta Rybińska, pracownik Urzędu Miasta Łodzi, autorka i współautorka publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.
Czas trwania szkolenia: od godz. 9.30 do ok. 15.00
Program:
- Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa
- Sposoby wnoszenia pism do urzędu – różne przepisy prawa i różne wymagania
- Elektroniczna Skrzynka Podawcza jako środek wnoszenia pism urzędowych – najczęstsze problemy związane z wykorzystaniem ESP
- Adres do doręczeń elektronicznych w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
- Skuteczność wnoszenia pism pocztą elektroniczną – orzecznictwo i nowe regulacje prawne w zakresie edoręczeń
- Załatwianie spraw w aspekcie dokumentu elektronicznego
-
Dokument pisemny i elektroniczny – rozróżnienie pojęć i wpływ na procedury administracyjne
- Data wszczęcia sprawy w aspekcie dokumentu elektronicznego
- Potwierdzenie złożenia dokumentu – kiedy jest obowiązkowe i jak je zrealizować?
- Podanie wniesione do organu niewłaściwego a podanie mylnie doręczone
- Rejestracja wpływu dokumentu elektronicznego – wymagania. Czy i które emaile trzeba rejestrować?
- Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania:
- podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty? Który może być stosowany, czy, kiedy weryfikować podpis?
- wzory, formularze, usługi elektroniczne,
- Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD a praca zdalna - z uwzględnieniem wytycznych Archiwum Państwowego
- Przygotowanie, akceptacja i podpisywanie pism – podpis odręczny i elektroniczny (różne systemy dokumentowania akt spraw)
- Wysyłka pism – a nowe wymagania związane z edoręczeniami
- Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy
- Wymagania dotyczące udostępniania na przykładzie różnych procedur
- Jak praktycznie udostępnić dokument elektroniczny w postaci cyfrowej a jak w papierowej?
- Podpis elektroniczny
- Rodzaje podpisów elektronicznych
- Dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów elektronicznych przez organ
- Podpis naturalnego dokumentu elektronicznego czy/lub skanu?
- Weryfikacja podpisu - jak weryfikować podpis? Podpis zewnętrzny, otaczający czy otoczony, pades, xades czy xml? Jak je odróżnić, jakimi narzędziami weryfikować?
- Czas podpisu – podpis ze znacznikiem i bez znacznika czasu
- Doręczanie pism w procedurze administracyjnej ePUAP
- Dopuszczalność doręczeń pism w różnych formatach
- Potwierdzenie odbioru pisma
- Doręczenia - tryb UPP czy UPD w świetle praktyki i orzecznictwa
- Doręczanie „za pomocą adresu email”
- Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych
- Podpis paczki (koperty) xml na ePUAP czy dokumentu doręczanego - orzecznictwo
- Nowy system edoręczeń – PURDE/PUH
- Terminy wejścia w życie nowych edoręczeń
- Przepisy przejściowe – czyli jak doręczać dokumenty?
- Konsekwencje aktywacji adresu elektronicznego dla podmiotu publicznego
- Nowe sposoby doręczania elektronicznego – hierarchizacja doręczeń
- Adres do doręczeń elektronicznych – usługi wyszukiwania w Bazie adresów elektronicznych
- Wybrane zagadnienia praktyczne związane z nowymi edoręczeniami
Artur Prasal
p.o. Zastępcy Dyrektora w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi. Nadzoruje zadania związane m.in. z rozwojem systemu do zarządzania dokumentacją elektroniczną, podpisu elektronicznego, usługami elektronicznymi, doręczeniami elektronicznymi. Autor wielu publikacji dot. procedur eAdministracji.
Jolanta Rybińska
Absolwentka Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1999 r. do 2005 r. pracownik wydziału odpowiedzialnego za organizację Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie zatrudniona w komórce odpowiedzialnej za: wdrożenie i utrzymanie systemu do zarządzania dokumentacją, podpisu elektronicznego, zarządzanie usługami elektronicznymi, nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej. W 2010 r. weszła w skład zespołu roboczego powołanego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w zakresie dotyczącym opracowania projektu nowej instrukcji kancelaryjnej. Od 2011 roku prowadzi szkolenia z zakresu stosowania przepisów Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta Łodzi. Kilkakrotnie prezentowała doświadczenia Urzędu w zakresie wdrażania wyjątków w systemie EZD oraz przepisów Instrukcji kancelaryjnej na ogólnopolskich konferencjach. Autorka i współautorka publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.