seminarium on-line
SZKOLIMY JUŻ 32 LATA, ZAUFAŁO NAM PONAD 100 000 OSÓB

15
grudnia
2022

DIGITALIZACJA DOKUMENTACJI

koordynator: Iwona Nowosielska

W CPI SZKOLIMY ON-LINE więcej ...

W obecnych czasach tworzymy dokumenty elektroniczne i przechodzimy na elektroniczne nimi zarządzanie. Niestety w niektórych przypadkach polskie prawo dalej obliguje do tworzenia dokumentacji papierowo, w toku działalności instytucji chcemy też wcześniej wytworzoną i gromadzoną w postaci papierowej dokumentację zabezpieczyć i udostępniać w postaci cyfrowej (własnym pracownikom lub użytkownikowi zewnętrznemu). Temu właśnie służy digitalizacja. Aby spełniła swoje zadanie musimy wytypować dokumentację zgodnie z potrzebami instytucji, odpowiednio ją przygotować, zeskanować na odpowiednim sprzęcie i w odpowiednich parametrach – i mądrze nią zarządzać. W trakcie szkolenia podpowiemy jak to zrobić i jak uniknąć błędów na wszystkich etapach procesu digitalizacji dokumentacji.

Celem szkolenia jest zapoznanie osób rozpoczynających/wykonujących digitalizację dokumentacji w instytucji z wszystkimi etapami procesu digitalizacji, pokazanie jego aspektów merytorycznych i technicznych oraz problemów przy udostępnianiu i korzystaniu z dostępnych na rynku programów wspierających takie zadanie.

Grupa docelowa:

  • pracownicy archiwów państwowych,
  • pracownicy archiwów zakładowych,
  • pracownicy urzędów, korzystający z dokumentacji historycznej,
  • pracownicy instytucji kultury digitalizujący zbiory własnej instytucji,
  • osoby zainteresowane nowymi technologiami,
  • genealodzy przystępujący do programów zabezpieczania dokumentacji poprzez digitalizację.

Szkolenie przeprowadzą: Iwona Fischer i Daniel Florek

Czas trwania szkolenia od godz. 9:00 do ok. godz. 15:00

  1. Typowanie i przygotowanie dokumentacji do digitalizacji:
    • Digitalizacja – wprowadzenie do zagadnienia.
    • Projekt/zadanie – DIGITALIZACJA.
    • Typowanie dokumentacji do digitalizacji (odrębne potrzeby w urzędach, w innych jednostkach organizacyjnych, w archiwach zakładowych, w archiwach państwowych, w bibliotekach, w muzeach).
    • Przesłanki typowania dokumentacji do digitalizacji.
    • Przygotowanie dokumentacji do procesu digitalizacji.
    • Niezbędne zabiegi konserwatorskie przed digitalizacją.
    • Paginacja/foliacja dokumentacji, sygnatury i numery inwentarzowe.
    • Przykładowe wytyczne do digitalizacji.
    • Przykłady źle wykonanej digitalizacji (względy merytoryczne).
    • Zasady udostępniania dokumentacji i materiałów archiwalnych a digitalizacja (ochrona danych osobowych, ochrona dóbr osobistych, ochrona wizerunku, prawo autorskie, itp.).
  2. Techniczne aspekty digitalizacji:
    • Normatywy regulujące digitalizację.
    • Digitalizacja jako proces.
    • Technologie digitalizacji i rodzaje skanerów.
    • Konwencja opisu kopii wzorcowych w archiwach państwowych – Struktura katalogów i nazewnictwo plików.
    • Skanowanie - parametry i formaty zapisu.
    • Obróbka graficzna i kontrola jakości.
    • Przygotowanie i udostępnienie kopii cyfrowych..
    • Zabezpieczenie kopii wzorcowych.
    • Proces digitalizacji w ramach odpłatnej usługi zewnętrznej.
    • Na styku EZD i digitalizacji.

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Daniel Florek

Absolwent wydziału Fizyki, Matematyki i Informatyki Politechniki Krakowskiej (2017), kierunku informatyka. Od czerwca 2011 r. zatrudniony w Archiwum Narodowym w Krakowie na stanowisku informatyka. Od 2012 roku pełni funkcję koordynatora ds. digitalizacji zasobu Archiwum. No co dzień zajmuje się digitalizacją od strony praktycznej oraz koordynacją projektów digitalizacyjnych.
W latach 2013-2018 współpracował z Narodowym Archiwum Cyfrowym m.in. jako członek grupy roboczej projektującej oraz testującej narzędzia wspomagające proces digitalizacji w archiwach państwowych.
Jest konsultantem dla wielu podmiotów w obszarze doboru technologii oraz sprzętu do digitalizacji, kopiowania archiwaliów, zapisu oraz udostępniania kopii cyfrowych. Aktywnie uczestniczy w warsztatach, konferencjach, sympozjach poświęconych procesowi digitalizacji oraz długoterminowego przechowywania zasobów cyfrowych.