28
maja
2019
DOKUMENT ELEKTRONICZNY W URZĘDZIE – procedury administracyjne, postępowanie z e-dokumentem (najczęściej pojawiające się wątpliwości i praktyczne przykłady ich rozwiązania)
koordynator: Iwona Brokowska Duda
Dokument elektroniczny, mimo że funkcjonuje w urzędach administracji publicznej od dłuższego czasu nadal postrzegany jest jako dokument „niepełnowartościowy” w stosunku do dokumentu papierowego. Często pojawiają się wątpliwości czy i kiedy może on zastąpić papier, jak udostępnić akta elektroniczne organom czy podmiotom kontrolującym, żądającym dokumentacji papierowej, czy musimy przechowywać oryginalne dokumenty papierowe. Z drugiej strony chętnie posługujemy się emailami, zapominając lub nie będącym świadomym obowiązków i ograniczeń ich wykorzystania w realizacji bieżących zadań w urzędach.
A czasem mamy wątpliwości czy i w jaki sposób doręczyć elektronicznie decyzję czy inny dokument stronie postepowania posiadając wyłącznie adres poczty elektronicznej. Ostatnio również pojawiają się liczne nowe wymagania prawne i tym samym wątpliwości – jak radzić sobie z fakturami elektronicznymi, czy oferty składane w ramach zamówień publicznych w postaci skanów są ważne. Te i inne pytania dotyczące postepowania z dokumentem elektronicznym zostaną omówione podczas seminarium, na przykładach różnych procedur administracyjnych – KPA, Ordynacji podatkowej, skarg, wniosków, petycji, informacji publicznej, ale również w ramach fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, elektronizacji zamówień publicznych.
Prowadzący seminarium: Artur Prasal, Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. .
Czas trwania seminarium: od godz. 10.00 do ok. 15.30
Program seminarium:
- Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa
- Sposoby wnoszenia pism do urzędu – różne przepisy, różne metody. Wymagania dotyczące wykorzystania i udostępniania informacji o sposobach wnoszenia pism
- Przygotowanie i udostępnienie usług publicznych – kiedy musimy a kiedy możemy udostępniać usługi elektroniczne; czym się różni wzór elektroniczny od formularza elektronicznego i dlaczego nie można przesłać do urzędu formularza elektronicznego?
- Dokument pisemny i elektroniczny – rozróżnienie pojęć i wpływ na procedury administracyjne
- Potwierdzenie złożenia dokumentu – kiedy jest obowiązkowe i jak je zrealizować?
- Rejestracja i przesyłek
- Rejestracja przesyłek i rozdzielanie przesyłek w urzędzie - procedury
- Dekretacje – czy są wymagane i jak je prawidłowo wykonywać?
- Akta spraw w aspekcie dokumenty elektronicznego
- Rejestracja spraw
- Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania (podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty? Który może być stosowany, czy, kiedy i jak je weryfikować?)
- Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD w aspekcie przesyłki elektronicznej
- Wpływ zmian organizacyjnych na systemy teleinformatyczne
- Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy – praktyczne przykłady
- System tradycyjny i EZD a inne systemy teleinformatyczne – gdzie przebiega granica?
- Przygotowanie i akceptacja pism – dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów elektronicznych przez organ (dlaczego w procedurze administracyjnej organ musi stosować tylko podpis kwalifikowany a w procedurze podatkowej również zaufany i osobisty?)
- Korespondencja wychodząca
- Forma załatwiania spraw – szczegółowe omówienie procedur doręczeń elektronicznych i udostępniania pism; praktyczne wykorzystanie platformy ePUAP. Doręczenie elektroniczne z wykorzystaniem adresu email – kiedy i jak wykorzystać.
- Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych
- Potwierdzenie odbioru pisma
- Nowe projekty w e-administracji – omówienie projektów mających wpływ na procedury urzędowe
- Fakturowanie elektroniczne w zamówieniach publicznych
- Omówienie obowiązków i wątpliwości prawnych
- Organizacja zarządzania kontem podmiotu na platformie eFakturowania
- Postępowanie z dokumentem elektronicznym wewnątrz podmiotu
- Elektronizacja zamówień publicznych – omówienie wybranych wątpliwości technicznych i prawnych
- Elektronizacja doręczeń – omówienie projektu ustawy na przykładzie procedur administracyjnych i podatkowych
- mTożsamość – kiedy możemy wykorzystać w urzędzie dokument w smartfonie?
Artur Prasal
p.o. Zastępcy Dyrektora w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi. Nadzoruje zadania związane m.in. z rozwojem systemu do zarządzania dokumentacją elektroniczną, podpisu elektronicznego, usługami elektronicznymi, doręczeniami elektronicznymi. Autor wielu publikacji dot. procedur eAdministracji.