seminarium

26
czerwca
2018

VI seminarium OD PAPIERU DO EZD - ELEKTRONICZNE ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ Jak skutecznie wdrożyć system EZD w urzędzie

koordynator: Iwona Brokowska

Seminarium prowadzić będą członkowie zespołu roboczego, przygotowującego projekt rozporządzenia w części dotyczącej elektronicznej instrukcji kancelaryjnej, obecnie kierujący zespołem w PUW, zajmujący się rozwojem i wdrażaniem jednolitego systemu EZD PUW w administracji rządowej i samorządowej RP. Praktycy elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędach i wdrażania rozwiązań teleinformatycznych w obszarze e-administracji.

Do udziału zapraszamy:

  • kadrę kierowniczą;
  • członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją;
  • koordynatorów czynności kancelaryjnych;
  • archiwistów i zarządców dokumentacją;
  • pracowników jednostek pracujących w systemach EZD.
26 czerwca 2018 r.
10:00 Elektroniczne zarządzanie dokumentacją
  • Wprowadzenie do elektronicznego zarządzania dokumentacją;
  • Otoczenie prawne;
  • Elektroniczne zarządzanie dokumentacją, a system tradycyjny/ różnice i podobieństwa;
  • Podstawowy sposób dokumentowania spraw i zarządzanie wyjątkami;
  • Zarządzanie składami chronologicznymi i składami informatycznych nośników danych;
Prace przygotowawcze do wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej
  • Rekomendowane etapy wdrożenia;
  • Inwentaryzacja JRWA pod kątem wskazania wyjątków;
  • Przygotowanie szczegółowych przepisów wewnętrznych;
  • Przygotowanie procedur wewnętrznych;
  • Przygotowanie projektu Instrukcji Kancelaryjnej
  • Weryfikacja prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych w systemie EZD;
  • O czym należy pamiętać podczas wdrożenia, czyli dobre praktyki w dziedzinie wdrażania rozwiązań teleinformatycznych w administracji publicznej;
Magdalena Sawicka
(Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku)
12:30 Przerwa na lunch
13:00 Archiwizacja dokumentacji stanowiącej akta spraw dokumentowanych elektronicznie w systemie EZD
  • Jak zarchiwizować sprawę elektroniczną;
  • Jak zarchiwizować składy;
    1. weryfikacja kompletności dokumentów
    2. wygenerowanie protokołów i fizyczne przekazanie zasobu
  • Przejęcie przez archiwum zakładowe nadzoru nad dokumentacją w postaci elektronicznej
    1. weryfikacja kompletności metadanych i prawidłowości stosowanego nazewnictwa akt sprawy,
    2. weryfikacja "przejętej" dokumentacji przez archiwum zakładowe.
Dorota Szymańska
(Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku)
15:00 Pytania i odpowiedzi
15:30 Zakończenie seminarium

Magdalena Sawicka

Kierownik oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
W latach 2000- 2010 pracownik Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki-Terenowego Banku Danych w Białymstoku.
W latach 2008-2010 pracownik Centrum Projektów Informatycznych MSWiA.
W roku 2010 Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego ds. pilotażowego wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentami.

Dorota Szymańska

Pracownik oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Od 10 lat pracownik administracji rządowej. Na co dzień opiniuje projekty dokumentacji wdrożeniowej, wprowadzanej w instytucjach administracji publicznej różnego szczebla. Udziela wsparcia w zakresie organizacyjnym i merytorycznym w pracach wdrożeniowych systemu EZD PUW.