szkolenie
SZKOLIMY JUŻ 32 LATA, ZAUFAŁO NAM PONAD 100 000 OSÓB

10
grudnia
2019

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA, W TYM AKTA OSOBOWE PO 1 STYCZNIA 2019 r. – ELEKTRONIZACJA, SKRÓCENIE OKRESU PRZECHOWYWANIA, OBSŁUGA KANCELARYJNA I ARCHIWALNA

koordynator: Iwona Brokowska Duda

W dniu 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy zmienionego Kodeksu Pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Równocześnie zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie określające sposób prowadzenia i obsługi dokumentacji pracowniczej, w szczególności akt osobowych, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
Nowy stan prawny pozwoli na elektronizację dokumentacji pracowniczej, czyli przełamany zostanie istotny bastion papierowości dokumentacji w podmiotach publicznych i prywatnych.
Niezależnie od powyższego nastąpi znaczące skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Przy tak istotnych zmianach warto przeanalizować nowy stan prawny i przełożyć go na praktyczne aspekty obsługi tej dokumentacji.
W trakcie szkolenia szczegółowo przeanalizowane zostaną zasady możliwej elektronizacji akt osobowych oraz kryteria skrócenia okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Omówione zostaną także niezbędne zmiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt. Od strony praktycznej pokazany zostanie sposób kancelaryjnej obsługi tej dokumentacji w systemie tradycyjnym oraz w systemach klasy EZD. Poruszone będą także kwestie archiwizacji tej dokumentacji oraz wartościowania i zasad ewentualnego brakowania.

Szkolenie prowadzi: dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, elektronizacji dokumentacji, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018) oraz zasad wartościowania i opracowania akt osobowych w archiwach państwowych.

Czas trwania szkolenia: od godz. 10.00 do ok. 16

Program:

  • Pojęcie dokumentacji pracowniczej:
    1. zakres pojęciowy przed 1 stycznia 2019 r.
    2. rodzaje dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.
  • Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją pracowniczą
    1. Kodeks pracy
    2. akty wykonawcze do Kodeksu pracy
    3. ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi
    4. regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO)
  • Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej
    1. prowadzenie na bieżąco akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej
    2. elektronizacja dokumentacji pracowniczej
    3. zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie)
    4. czy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe?
    5. techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania wobec systemów teleinformatycznych
    6. czy potrzebny jest nowy system teleinformatyczny czy wystarczy moduł w systemach klasy EZD?
    7. zasady kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych
    8. zasady zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej
    9. obowiązki informacyjne pracodawców
    10. zasady udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom oraz osobom uprawnionym
  • Obsługa dokumentacji pracowniczej w świetle instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt
    1. system tradycyjny, EZD, systemy dziedzinowe
    2. bezdziennikowy system kancelaryjny
    3. wykorzystanie wykazu akt (JRWA) w obsłudze spraw pracowniczych oraz akt osobowych
    4. pisma, sprawy, akta, teczki
    5. obsługa dokumentów i spraw pracowniczych w systemach klasy EZD
  • Wartościowanie i skracanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej
    1. wartość archiwalna dokumentacji pracowniczej
    2. zasady skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej
    3. którym dokumentom wydłuża się czas przechowywania a którym skraca i od czego to zależy
    4. jaki jest wpływ nowych regulacji na dotychczasowe akta osobowe, w szczególności te przechowywane w archiwach
  • Archiwizacja dokumentacji pracowniczej
    1. porządkowanie akt osobowych
    2. czy, kiedy i co można wyjmować z akt osobowych, w szczególności archiwalnych akt osobowych
    3. sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne
    4. sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach
  • Pytania, dyskusja.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

cookies