szkolenie

30
lipca
2019

OBIEG I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI

koordynator: Iwona Brokowska

Adresaci:

  • Pracownicy firm zajmujący się archiwizowaniem dokumentacji
  • Dyrektorzy, kierownicy
  • Osoby odpowiedzialne za obieg dokumentacji
Cel szkolenia:
  • Zapoznanie się z przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentacji w przedsiębiorstwie
  • Nabycie umiejętności prawidłowego znakowania i rejestrowania spraw
  • Poznanie zasad prawidłowego brakowania dokumentacji
  • Umiejętność zadbania i prawidłowe zabezpieczenie dokumentacji

Szkolenie prowadzi: Adam Parysz, Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji w PNBU „BT” Teresa Buzińska oraz Inspektor Ochrony Danych w Gminie Lądek.

Czas trwania szkolenia: od godz. 10.00 do ok. 16

Program szkolenia:

  1. Obieg dokumentacji
    • Podpisywanie dokumentów, poświadczanie dokumentów, pełnomocnictwa do podpisywania dokumentów
    • Tworzenie instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji archiwalnych – tworzenie, wdrażanie, zmiany, rodzaje
    • Przyjmowanie dokumentów – rejestracja, poświadczanie odbioru, itd.
    • Prawidłowy obieg dokumentacji przedsiębiorstwa w formie papierowej i elektronicznej
    • Obieg dokumentacji księgowej
    • Pieczątki w obrocie gospodarczym i w firmie
    • Archiwista jako koordynator czynności kancelaryjnych
  2. Obowiązki jednostki na mocy Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
    • Państwowy i niepaństwowy zasób archiwalny
    • Zakończenie działalności instytucji
    • Kształtowanie i udostępnianie państwowego zasobu archiwalnego
    • Termin przekazywania dokumentów do archiwów państwowych
    • Zgoda na niszczenie dokumentów
    • Pozostawianie archiwaliów następcom prawnym
  3. Archiwizacja dokumentacji
    • Znakowanie spraw
    • Spis spraw
    • Tryby postępowania z dokumentami papierowymi i elektronicznymi
    • Archiwum zakładowe – lokal, wymagania techniczne, jak stworzyć?
    • Usługi firm zewnętrznych w zakresie archiwizacji – zapisy w umowach, realizacja
    • Jak wybrakować (zniszczyć) dokumentację?
    • Archiwizacja dokumentacji unijnej
    • Jakie są okresy przechowywania dokumentów w archiwum?
    • Personel archiwum zakładowego i składnicy akt
    • Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
    • Gromadzenie i układ akt w archiwum zakładowym i składnicy akt
    • Środki ewidencyjne archiwum zakładowego
    • Udostępnianie dokumentacji
    • Usługi archiwalne
  4. Zmiany w okresie przechowywania akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.
    • Obniżenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat – kogo dotyczy?
    • Nowe obowiązki pracodawców w zakresie sprawozdawczości
    • Umożliwienie prowadzenia akt w formie elektronicznej – na jakich zasadach?
    • Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 1 stycznia 2019 r. – co nas czeka?
    • Miejsce i warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej
    • Okresy przechowywania dokumentów
    • Upoważnienia udzielone osobom przetwarzającym dane osobowe
    • Prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
    • Techniczno-organizacyjne zabezpieczenie danych osobowych, zastosowane środki zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych.
  5. Procedura niszczenia dokumentacji
    • Typowanie dokumentacji do zniszczenia
    • Kto powinien wydać zgodę na niszczenie?
    • Jak postępować w razie wątpliwości?
    • W jaki sposób zawrzeć umowę na zniszczenie akt?
    • Umowa powierzenia przetwarzania danych – kiedy ją zawieramy?
    • Korzystanie z usług firm zewnętrznych w zakresie niszczenia dokumentów – istotne elementy umów, kwestie odpowiedzialności
  6. Odpowiedzialność prawna za dokumentację
    • RODO – rozszerzenie odpowiedzialności oraz katalogu naruszeń
    • Odpowiedzialność wynikająca z Kodeksu Karnego
    • Odpowiedzialność wynikająca z Prawa Cywilnego i Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
    • Odpowiedzialność pracodawcy za wytwarzanie dokumentacji w wersji pisemnej i elektronicznej
    • Odpowiedzialność pracowników za wytwarzaną dokumentację
    • Udostępnianie informacji
    • Ochrona informacji niejawnej
    • Odpowiedzialność prawna za udostępnianie dokumentacji archiwalnej
    • Zróżnicowanie odpowiedzialności w odniesieniu do poszczególnych typów dokumentów oraz do treści w nich zawartych
    • Rola kierownika jednostki organizacyjnej w zakresie realizacji zadań związanych z organizacją ochrony dokumentów

Adam Parysz

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji w PNBU „BT” Teresa Buzińska oraz Inspektor Ochrony Danych w Gminie Lądek. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (3 645h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 4046 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie ponad 230 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji,, Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno –Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W zakresie ochrony danych osobowych szkolił m. in. ING Bank Śląski, Powiatowy Urząd Pracy w Piotrkowie Trybunalskim, Fenice Poland, Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie i Podlaski Urząd Wojewódzki. Współpracuje m. in. z Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze, Ośrodek Kształcenia Samorządu Terytorialnego im. Waleriana Pańki FRDL, ADEPTS.C., Fundacja Rozwoju i Ochrony Komunikacji Elektronicznej FORCE, SUKCES C.R. Edyta Szczerkowska, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Szkoleniowe w Łodzi.