9
czerwca
2020
OBSŁUGA SPRAW I DOKUMENTÓW ORAZ ICH ARCHIWIZACJA W SYSTEMIE TRADYCYJNYM
koordynator: Iwona Brokowska Duda
NOWA FORMA SZKOLEŃ W CPI
Szkolenia zdalne to nowe rozwiązanie, które idealnie sprawdzi się w obecnej sytuacji epidemicznej. Bez wychodzenia z domu możesz skorzystać ze specjalistycznej wiedzy naszych prelegentów.
Nie ma potrzeby podróżowania i gromadzenia się w większych grupach. Szkolenia zdalne posiadają wszystkie atuty szkoleń stacjonarnych, bez konieczności dojazdu do naszych sal szkoleniowych.
Więcej ...
PARP dofinansowuje szkolenia CPI
Głównym celem seminarium jest przybliżenie zasad archiwizacji dokumentacji w postaci tradycyjnej (nieelektronicznej) pogrupowanej w akta spraw, w zbiory dokumentacji nietworzącej akt spraw oraz takiej, która nie jest poukładana i uporządkowana. By jednak było to możliwe, niezbędne jest pozyskanie praktycznej wiedzy o zasadach rejestracji i prowadzenia akt spraw oraz dokumentacji nietworzącej akt spraw. Z tego względu seminarium podzielone jest na dwie części: pierwsza dotycząca bieżącej obsługi spraw i dokumentów, a druga – zasadom porządkowania dokumentacji i jej archiwizacji.
Celowo w ramach seminarium koncentrujemy się na dokumentacji w postaci papierowej, ponieważ w dużej mierze to ona pozostaje w wielu miejscach nieuporządkowana i niezewidencjonowana. Dodatkowo obecnie może zaistnieć pilna potrzeba jej zabezpieczenia w związku z zaprzestaniem działalności przez niektóre podmioty.
Do udziału zapraszamy:
- koordynatorów czynności kancelaryjnych;
- archiwistów i zarządców dokumentacji;
- urzędników;
- pracowników zobowiązanych do uporządkowania i archiwizacji dokumentacji.
Prowadząca seminarium:
dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, systemów workflow, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019).
Czas trwania od godz. 9.00 do ok. 14
Program:
- Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
- obowiązek prawny w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz ich archiwizacji;
- pojęcie sprawy, pisma, akt sprawy, dokumentacji nietworzącej akt sprawy oraz teczki aktowej;
- współczesne systemy kancelaryjne i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych;
- określanie kwalifikacji archiwalnej dokumentacji i jej czasu przechowywania;
- ocena sytuacji kancelaryjnej w danym podmiocie.
- Rejestracja spraw i grupowanie dokumentacji w oparciu o JRWA
- budowa znaku sprawy i znaku pisma w oparciu o JRWA;
- rejestracja spraw w ramach klasy z JRWA;
- rejestracja sprawy w ramach wydzielonych grup spraw;
- sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji w oparciu o JRWA;
- różne rodzaje teczek aktowych w systemie tradycyjnym;
- dokumentowanie papierowych spraw.
- Porządkowanie dokumentacji na stanowiskach pracy przed przekazaniem do archiwum
- zasady ogólne w zakresie porządkowania dokumentacji;
- ustalanie rodzajów dokumentacji;
- ocena stanu uporządkowania dokumentacji;
- porządkowanie dokumentacji, w tym jej zabezpieczanie i opisywanie;
- sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych.
- Przekazywanie i przyjmowanie dokumentacji do archiwum
- zasady ogólne w zakresie procedury przekazywania dokumentacji do archiwum;
- obowiązki komórki organizacyjnej;
- czynności wykonywane przez archiwistę;
- obsługa w archiwum przejętej dokumentacji.
- Pytania, dyskusja
Ewa Perłakowska
Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:
- „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
- „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.