1
grudnia
2020
SYSTEMY KLASY EZD I SYSTEMY DZIEDZINOWE - WDRAŻANIE I SPOSÓB PRACY ORAZ WYMAGANIA WOBEC INTEGRACJI TYCH SYSTEMÓW
koordynator: Iwona Brokowska Duda
NOWA FORMA SZKOLEŃ W CPI
Szkolenia zdalne to nowe rozwiązanie, które idealnie sprawdzi się w obecnej sytuacji epidemicznej. Bez wychodzenia z domu możesz skorzystać ze specjalistycznej wiedzy naszych prelegentów.
Nie ma potrzeby podróżowania i gromadzenia się w większych grupach. Szkolenia zdalne posiadają wszystkie atuty szkoleń stacjonarnych, bez konieczności dojazdu do naszych sal szkoleniowych.
Więcej ...
PARP dofinansowuje szkolenia CPI
Od prawie 10 lat, na bazie doświadczeń różnych urzędów, w podmiotach publicznych wdrażane są systemy klasy EZD, pozwalające na przejście z papierowego do elektronicznego dokumentowania spraw i zadań. Nie zawsze jednak systemy klasy EZD spełniają wszystkie oczekiwania w zakresie zarządzania informacją, „uśpioną” w dokumentach, czy wspierają procesowe realizowanie zadań (workflow). Z tego względu, równolegle do systemów klasy EZD, podmioty coraz częściej wdrażają także inne narzędzia i aplikacje, zwane często systemami dziedzinowymi lub dedykowanymi. Istnieje więc pilna potrzeba odpowiedzi na pytanie, czy systemy te muszą funkcjonować niezależnie od siebie? Czy możliwa jest integracja i w jakim zakresie oraz na jakich warunkach? W których z tych systemów powinno istnieć archiwum? Gdzie jest dokumentacja i w jakiej formie oraz postaci?
Celem seminarium jest przekazanie praktycznej wiedzy i umiejętności z zakresu sposobu działania podmiotów (instytucji publicznych, urzędów, spółek akcyjnych Skarbu Państwa, placówek zdrowotnych, szkół wyższych, instytutów badawczych, itp.), które w swojej pracy wdrożyły systemy teleinformatyczne do obsługi zarządzania dokumentacją.
W ramach seminarium zaprezentowane zostaną konkretne rozwiązania i propozycje odpowiedzi na różne wątpliwości w przedstawionym powyżej zakresie. Punktem odniesienia i bazą dla materiałów z seminarium będzie komercyjny system klasy EZD – EZD TiMSI e-Kancelaria.
Wśród uczestników seminarium zostanie rozlosowana książka „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (https://www.ksiegarnia.beck.pl/17367-procedury-elektronicznego-zarzadzania-dokumentacja-w-administracji-plyta-cd-grzegorz-abgarowicz)
Do udziału zapraszamy:
- kadrę kierowniczą;
- członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją;
- koordynatorów czynności kancelaryjnych
- archiwistów i zarządców dokumentacją;
- pracowników spółek Skarbu Państwa;
- pracowników podmiotów publicznych działających w systemach EZD i EOD
Warsztaty prowadzą:
dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018).
Dagmara Niemczyk – ekspert i praktyk w zakresie informatyzacji administracji publicznej; bierze aktywny udział we wdrożeniach systemów klasy EZD oraz systemów dziedzinowych i rejestrów publicznych, organizuje szkolenia, audyty oraz czynnie uczestniczy w pracach optymalizujących zasady zarządzania dokumentacją w systemach klasy EZD w jednostkach administracji publicznej.
Czas trwania szkolenia: od godz. 9.00 do ok. 14.30
Program
- Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
- współczesne systemy kancelaryjny
- obowiązek prawny w zakresie dokumentowania i archiwizacji przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
- systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe
- wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków – aspekty prawne i praktyczne;
- pojęcie dokumentu, pisma, sprawy, teczki.
- Zasady pracy kancelaryjnej w ramach Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz w systemie tradycyjnym ze wspomaganiem systemu klasy EZD
- przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci;
- tworzenie i obsługa składów (chronologicznych i informatycznych nośników danych);
- zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej;
- obsługa sprawy elektronicznej i sprawy tradycyjnej;
- tworzenie pism i ich akceptacja;
- wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal);
- Składy – organizacja, zarządzanie i obsługa
- gdzie i ile składów zorganizować;
- jak zarządzać pismami w składach – w zależności od prowadzonych spraw;
- obsługa pudeł i informatycznych nośników danych.
- Systemy dziedzinowe, rejestry publiczne, bazy danych
- co to jest system dziedzinowy, jak go identyfikować i rozróżniać od innych aplikacji;
- postać i forma dokumentacji, gdy są systemy dziedzinowe;
- problemy w zakresie archiwizacji;
- przykłady systemów dziedzinowych.
- Przykłady integracji i synergii systemów klasy EZD z systemami dziedzinowymi
- warunki integracji po stronie systemu klasy EZD oraz systemów dziedzinowych;
- czy warto i jak zmienić system klasy EZD, by stworzyć sobie nowe możliwości rozwojowe;
- przykłady integracji.
- Pytania, dyskusja.
Dagmara Niemczyk
Ekspert, doradca, trener w zakresie informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne, organizacji pracy w e-Urzędzie, wdrażania systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
Pasjonuje ją wszystko, co jest związane z dokumentem elektronicznym, systemami klasy EZD i e-Usługami dla obywateli i przedsiębiorców.
W przeszłości pracownik Urzędu Wojewódzkiego w Częstochowie, Urzędu Miasta Częstochowy oraz Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, w którym odpowiadała za wdrożenie systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).
Jako trener z wieloletnim doświadczeniem prowadzi liczne szkolenia związane z informatyzacją administracji publicznej. Promuje wśród kadry urzędniczej zagadnienia związane z nowoczesną organizacją pracy w e-Urzędzie, a także zalety płynące z wymiany informacji w postaci elektronicznej pomiędzy komórkami organizacyjnymi oraz innymi podmiotami.
Jako były pracownik administracji publicznej doskonale zna postawy urzędników oraz ich obawy związane z przejściem z papierowej do elektronicznej administracji.
Absolwentka Politechniki Częstochowskiej, członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Ewa Perłakowska
Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:
- „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
- „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.