20
kwietnia
2021
DOKUMENT ELEKTRONICZNY W URZĘDZIE – procedury administracyjne, postępowanie z e-dokumentem z uwzględnieniem pracy zdalnej i nowych edoręczeń
koordynator: Iwona Brokowska Duda
NOWA FORMA SZKOLEŃ W CPI
Szkolenia zdalne to nowe rozwiązanie, które idealnie sprawdzi się w obecnej sytuacji epidemicznej. Bez wychodzenia z domu możesz skorzystać ze specjalistycznej wiedzy naszych prelegentów.
Nie ma potrzeby podróżowania i gromadzenia się w większych grupach. Szkolenia zdalne posiadają wszystkie atuty szkoleń stacjonarnych, bez konieczności dojazdu do naszych sal szkoleniowych.
Więcej ...
PARP dofinansowuje szkolenia CPI
Rola dokumentu elektronicznego w urzędach administracji publicznej, przestaje być postrzegana jako wtórna w stosunku do dokumentu papierowego. Wprowadzenie pracy zdalnej w administracji, zwiększenie nacisku na usługi elektroniczne to dwie podstawowe przyczyny zmiany podejścia. Wejście w życie rewolucyjnej ustawy o doręczeniach elektronicznych dodatkowo ten trend wzmocni prawnie, zmieniając sposób realizacji procedur i organizację pracy w urzędach.
W tym kontekście często pojawiają się wątpliwości czy i kiedy dokument elektroniczny może a nawet musi zastąpić papier, czy można posługiwać się skanami dokumentów, jak udostępnić akta elektroniczne organom czy podmiotom kontrolującym, żądającym np. dokumentacji papierowej, jak doręczyć dokument papierowy w świetle nowych przepisów zobowiązujących do jego "elektronizacji", w jaki sposób odnaleźć adres elektroniczny strony postępowania czy przedsiębiorcy? Z drugiej strony chętnie posługujemy się emailami, zapominając lub nie będącym świadomym obowiązków i ograniczeń ich wykorzystania w realizacji bieżących zadań w urzędach.
Te i inne pytania dotyczące postępowania z dokumentem elektronicznym zostaną omówione podczas seminarium, na przykładach różnych procedur administracyjnych – KPA, Ordynacji podatkowej, skarg, wniosków, petycji, informacji publicznej z uwzględnieniem zmian wprowadzanych ustawą o doręczeniach elektronicznych.
Prowadzący seminarium:
Artur Prasal, Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi
Jolanta Rybińska, pracownik Urzędu Miasta Łodzi, autorka i współautorka publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.
Czas trwania szkolenia: od godz. 10.00 do ok. 15.30
Program:
- Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa
- Sposoby wnoszenia pism do urzędu – różne przepisy prawa i różne wymagania
- Elektroniczna Skrzynka Podawcza jako środek wnoszenia pism urzędowych – najczęstsze problemy związane z wykorzystaniem ESP
- Skuteczność wnoszenia pism pocztą elektroniczną - orzecznictwo
- Potwierdzenie złożenia dokumentu – kiedy jest obowiązkowe i jak je zrealizować?
- Załatwianie spraw w aspekcie dokumentu elektronicznego
- Dokument pisemny i elektroniczny – rozróżnienie pojęć i wpływ na procedury administracyjne
- Data wszczęcia sprawy w aspekcie dokumentu elektronicznego
- Podanie wniesione do organu niewłaściwego a podanie mylnie doręczone
- Rejestracja wpływu dokumentu elektronicznego – wymagania. Czy i które emaila trzeba rejestrować?
- Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania:
- podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty? Który może być stosowany, czy, kiedy weryfikować podpis?
- wzory, formularze, usługi elektroniczne – obowiązki i uprawnienia podmiotów
- Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD a praca zdalna - z uwzględnieniem wytycznych Archiwum Państwowego
- Przygotowanie, akceptacja i podpisywanie pism – podpis odręczny i elektroniczny (różne systemy dokumentowania akt spraw)
- Wysyłka pism – różne sposoby komunikacji
- Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy
- Wymagania dotyczące udostępniania na przykładzie różnych procedur
- Jak praktycznie udostępnić dokument elektroniczny w postaci cyfrowej a jak w papierowej ?
- Podpis elektroniczny
- Rodzaje podpisów elektronicznych
- Dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów elektronicznych przez organ
- Podpis naturalnego dokumentu elektronicznego czy/lub skanu?
- Weryfikacja podpisu - jak weryfikować podpis? Podpis zewnętrzny, otaczający czy otoczony, pades, xades czy xml? Jak je odróżnić, jakimi narzędziami weryfikować?
- Czas podpisu – podpis ze znacznikiem i bez znacznika czasu
- Doręczanie pism w procedurze administracyjnej
- Dopuszczalność doręczeń pism w różnych formatach
- Potwierdzenie odbioru pisma
- Doręczenia - tryb UPP czy UPD w świetle praktyki i orzecznictwa
- Doręczanie za pomocą adresu email
- Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych
- Podpis paczki (koperty) xml na ePUAP czy dokumentu doręczanego - orzecznictwo
- Rewolucja doręczeń – wybrane zagadnienia dotyczące nowej ustawy o doręczeniach elektronicznych
- Zmiany w procedurze administracyjnej i podatkowej
- Nowe sposoby doręczania elektronicznego – hierarchizacja doręczeń
- Adres do doręczeń elektronicznych – usługi wyszukiwania w Bazie adresów elektronicznych
- Terminy wejścia w życie nowych edoręczeń
Artur Prasal
p.o. Zastępcy Dyrektora w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi. Nadzoruje zadania związane m.in. z rozwojem systemu do zarządzania dokumentacją elektroniczną, podpisu elektronicznego, usługami elektronicznymi, doręczeniami elektronicznymi. Autor wielu publikacji dot. procedur eAdministracji.
Jolanta Rybińska
Absolwentka Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1999 r. do 2005 r. pracownik wydziału odpowiedzialnego za organizację Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie zatrudniona w komórce odpowiedzialnej za: wdrożenie i utrzymanie systemu do zarządzania dokumentacją, podpisu elektronicznego, zarządzanie usługami elektronicznymi, nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej. W 2010 r. weszła w skład zespołu roboczego powołanego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w zakresie dotyczącym opracowania projektu nowej instrukcji kancelaryjnej. Od 2011 roku prowadzi szkolenia z zakresu stosowania przepisów Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta Łodzi. Kilkakrotnie prezentowała doświadczenia Urzędu w zakresie wdrażania wyjątków w systemie EZD oraz przepisów Instrukcji kancelaryjnej na ogólnopolskich konferencjach. Autorka i współautorka publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.