27
lipca
2021
OBIEG I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI
koordynator: Iwona Brokowska Duda
W CPI SZKOLIMY ON-LINE
Więcej ...
PARP dofinansowuje szkolenia CPI
Adresaci:
- Pracownicy jednostek zajmujący się archiwizowaniem dokumentacji
- Dyrektorzy, kierownicy
- Osoby odpowiedzialne za obieg dokumentacji
- Zapoznanie się z przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentacji
- Nabycie umiejętności prawidłowego znakowania i rejestrowania spraw
- Poznanie zasad prawidłowego brakowania dokumentacji
- Umiejętność zadbania i prawidłowe zabezpieczenie dokumentacji
Czas trwania szkolenia: od godz. 9.30 do ok 15.00
Program szkolenia:
- Obieg dokumentacji
- Podpisywanie dokumentów, poświadczanie dokumentów, pełnomocnictwa do podpisywania dokumentów
- Tworzenie instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji archiwalnych – tworzenie, wdrażanie, zmiany, rodzaje
- Przyjmowanie dokumentów – rejestracja, poświadczanie odbioru, itd.
- Prawidłowy obieg dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej
- Obieg dokumentacji księgowej
- Pieczątki w obrocie gospodarczym
- Archiwista jako koordynator czynności kancelaryjnych
- Obowiązki jednostki na mocy Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Państwowy i niepaństwowy zasób archiwalny
- Zakończenie działalności jednostki
- Kształtowanie i udostępnianie państwowego zasobu archiwalnego
- Termin przekazywania dokumentów do archiwów państwowych
- Zgoda na niszczenie dokumentów
- Pozostawianie archiwaliów następcom prawnym
- Archiwizacja dokumentacji
- Znakowanie spraw
- Spis spraw
- Tryby postępowania z dokumentami papierowymi i elektronicznymi
- Archiwum zakładowe – lokal, wymagania techniczne, jak stworzyć?
- Usługi firm zewnętrznych w zakresie archiwizacji – zapisy w umowach, realizacja
- Jak wybrakować (zniszczyć) dokumentację?
- Archiwizacja dokumentacji unijnej
- Jakie są okresy przechowywania dokumentów w archiwum?
- Personel archiwum zakładowego i składnicy akt
- Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
- Gromadzenie i układ akt w archiwum zakładowym i składnicy akt
- Środki ewidencyjne archiwum zakładowego
- Udostępnianie dokumentacji
- Usługi archiwalne
- Zmiany w okresie przechowywania akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.
- Obniżenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat – kogo dotyczy?
- Nowe obowiązki pracodawców w zakresie sprawozdawczości
- Umożliwienie prowadzenia akt w formie elektronicznej – na jakich zasadach?
- Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2019 r.
- Miejsce i warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej
- Okresy przechowywania dokumentów
- Upoważnienia udzielone osobom przetwarzającym dane osobowe
- Prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
- Techniczno-organizacyjne zabezpieczenie danych osobowych, zastosowane środki zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych.
- Procedura niszczenia dokumentacji
- Typowanie dokumentacji do zniszczenia
- Kto powinien wydać zgodę na niszczenie?
- Jak postępować w razie wątpliwości?
- W jaki sposób zawrzeć umowę na zniszczenie akt?
- Umowa powierzenia przetwarzania danych – kiedy ją zawieramy?
- Korzystanie z usług firm zewnętrznych w zakresie niszczenia dokumentów – istotne elementy umów, kwestie odpowiedzialności
- Odpowiedzialność prawna za dokumentację
- RODO – rozszerzenie odpowiedzialności oraz katalogu naruszeń
- Odpowiedzialność wynikająca z Kodeksu Karnego
- Odpowiedzialność wynikająca z Prawa Cywilnego i Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Odpowiedzialność pracodawcy za wytwarzanie dokumentacji w wersji pisemnej i elektronicznej
- Odpowiedzialność pracowników za wytwarzaną dokumentację
- Udostępnianie informacji
- Ochrona informacji niejawnej
- Odpowiedzialność prawna za udostępnianie dokumentacji archiwalnej
- Zróżnicowanie odpowiedzialności w odniesieniu do poszczególnych typów dokumentów oraz do treści w nich zawartych
- Rola kierownika jednostki organizacyjnej w zakresie realizacji zadań związanych z organizacją ochrony dokumentów
Adam Parysz
Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji w PNBU „BT” Teresa Buzińska oraz Inspektor Ochrony Danych w Gminie Lądek. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (3 645h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 4046 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie ponad 230 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji,, Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno –Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W zakresie ochrony danych osobowych szkolił m. in. ING Bank Śląski, Powiatowy Urząd Pracy w Piotrkowie Trybunalskim, Fenice Poland, Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie i Podlaski Urząd Wojewódzki. Współpracuje m. in. z Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze, Ośrodek Kształcenia Samorządu Terytorialnego im. Waleriana Pańki FRDL, ADEPTS.C., Fundacja Rozwoju i Ochrony Komunikacji Elektronicznej FORCE, SUKCES C.R. Edyta Szczerkowska, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Szkoleniowe w Łodzi.