forum

22
września
2021

XVII FORUM KOORDYNATORÓW CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

koordynator: Iwona Brokowska Duda

W CPI SZKOLIMY ON-LINE
Więcej ...

PARP dofinansowuje szkolenia CPI

Zapraszamy do udziału w Forum Koordynatorów Czynności Kancelaryjnych. Chcielibyśmy przedstawić Państwu zagadnienia związane z planowanymi zmianami w obszarze doręczeń elektronicznych. Pomimo przesunięcia terminów wdrożenia ustawy o doręczeniach elektronicznych, każdy podmiot powinien już rozpocząć proces przygotowań w tym zakresie. Z tego względu zaprosiliśmy do udziału w forum praktyków, w tym współautora komentarza do ustawy o doręczeniach elektronicznych, którzy podzielą się swoimi opiniami i uwagami odnośnie tego, jak przygotować podmiot do wdrożenia nowych rozwiązań.
Komunikacja elektroniczna to nie tylko przekazywanie pojedynczych przesyłek, ale także całych zbiorów dokumentów, w szczególności akt spraw. Z tego względu chcielibyśmy także zaprezentować Państwu możliwe rozwiązania w zakresie paczki administracyjnej (paczka eADM) jako narzędzia do przesyłania pakietów dokumentów pomiędzy podmiotami.
Program
9:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
9:10 Doręczenia elektroniczne – przegląd planowanych rozwiązań pod kątem zarządzania dokumentacją w podmiocie
  • Obecny i planowany stan prawny
  • Kto ma obowiązek a kto możliwości korzystania z doręczeń elektronicznych?
  • Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego
  • Publiczna usługa hybrydowa
  • Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego
  • Adresy do doręczeń elektronicznych
  • Wyłączenia z doręczeń elektronicznych
  • Zmiany w KPA
  • Przepisy przejściowe i terminy we wdrażaniu doręczeń elektronicznych
  • Postulaty w zakresie modyfikacji instrukcji kancelaryjnych
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
10:20 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
10:30 Przygotowanie systemów teleinformatycznych pod kątem doręczeń elektronicznych
Kancelarie i biura podawcze przyjmują i wysyłają korespondencję, która w coraz szerszym zakresie staje się korespondencją elektroniczną. Jednak zawsze - z różnych przyczyn - pozostanie pewna część korespondencji w postaci papierowej. Nowa ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza pojęcie usługi hybrydowej, polegającej na przesyłaniu dokumentów pierwotnie elektronicznych do odbiorców (w większości osoby fizyczne), którzy to odbiorcy wyrażą wolę otrzymywania dokumentów w postaci papierowej.
Omówione zostaną wynikające z ustawy o doręczeniach elektronicznych elementy całego systemu e-doręczeń i działań, jakie muszą być wyprzedzająco wykonane, by system mógł funkcjonować zgodnie z założeniami i prawem.
dr inż. Kajetan Wojsyk
(pionier i popularyzator informatyki w administracji, ekspert ds. jakości danych, autor publikacji ePodręcznika dla administracji, połączonego z sejmowym Internetowym Systemem Aktów Prawnych, Wikipedią i wieloma innymi zasobami sieciowymi, współautor komentarza do ustawy o doręczeniach elektronicznych)
11:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:50 Przerwa
12:10 Wpływ ustawy o doręczeniach elektronicznych na wykonywanie czynności kancelaryjnych
  • Ocena stanu przygotowania jednostki na realizację przepisów ustawy – próba sformułowania katalogu pytań inwentaryzacyjnych z zakresu postępowania z dokumentacją
  • Wpływ ustawy o doręczeniach elektronicznych na system wykonywania czynności kancelaryjnych i sposób dokumentowania spraw
  • Postać przesyłki wpływającej i pisma wychodzącego w świetle ustawy o doręczeniach elektronicznych
dr Elżbieta Wróblewska
(administrator biznesowy EZD w Ministerstwie Finansów, archiwista i wieloletni koordynator czynności kancelaryjnych)
13:20 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
13:30 Możliwości wykorzystania "paczki eADM" do przekazywania dokumentów pomiędzy urzędami administracji publicznej.
  • "Paczka eADM" jako uniwersalny "kontener/archiwum ZIP/TAR" do przekazywania akt spraw pomiędzy organem I i II instancji, jak również dowolnych innych zestawów dokumentów.
  • Korzyści wynikające ze stosowania "paczki eADM" w komunikacji pomiędzy urzędami.
  • Publicznie dostępna "Przeglądarka paczki eADM" - zakres użycia, zasady korzystania, dostęp w trybie on-line, instalacja na serwerze podmiotu publicznego,
  • Implementacja paczki eADM w systemach EZD - wymogi prawne.
Adam Grytner
(Prezes ABC PRO Elektronizacja Prawa w Administracji i Biznesie; redaktor Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego dla Wydawnictwa C.H.Beck)
14:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
15:00 Zakończenie XVI Forum KCK

Ryszard Adam Grytner

Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.
W latach 1979-2002 w administracji publicznej, m.in. pełnił funkcje Sekretarza Miasta Siedlce oraz Dyrektora Generalnego Urzędu Wojewódzkiego w Siedlcach.
Zajmuje się tworzeniem systemów informatycznych związanych z szeroko rozumianą „elektronizacją prawa”, jak również kontroli i nadzoru i funkcjonowania administracji. Jest autorem szeregu rozwiązań w tym zakresie oraz licznych publikacji.
Obecnie: Prezes ABC PRO Sp. z o.o.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Kajetan Wojsyk

Pionier i popularyzator informatyki w administracji; wdraża idee społeczeństwa informacyjnego na poziomie lokalnym i krajowym, kierując złożonymi projektami pilotażowymi. Wykładowca Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego, Wyższej Szkoły Informatyki Stosowanej i Zarządzania oraz ekspert Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia. Pracował m.in. na Politechnice Częstochowskiej, w Akademii Jana Długosza w Częstochowie (obecnie Uniwersytet Humanistyczno-Przyrodniczy im. Jana Długosza), Centrum Projektów Informatycznych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, współpracował z Fundacją Wspierania Wsi oraz Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej, współpracuje z Centrum Promocji Informatyki. Dokonania kierowanego przez niego zespołu w zakresie informatyzacji Urzędu Miasta Częstochowy były wielokrotnie nagradzane (np. Złoty Laur Teleinfo dla najlepiej zinformatyzowanej jednostki administracji publicznej i instytucji użyteczności publicznej, Lider Informatyki Computerworld, Złota @, międzynarodowa nagroda EuroCrest Award). Był doradcą Ministra Cyfryzacji, aktualnie jest pełnomocnikiem Ministra Zdrowia ds. otwartości danych publicznych.
Zainteresowania:
• Bezpieczeństwo osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
• Tworzenie e-usług w ramach przyjaznej elektronicznej administracji,
• Systemy automatycznej aktualizacji danych rejestrowych w oparciu o dane źródłowe,
• Optymalizacja procedur administracyjnych,
Publikacje:
Za najważniejszą publikację uznaje się dotyczący e-usług ePodręcznik dla administracji, połączony z sejmowym Internetowym Systemem Aktów Prawnych, Wikipedią i wieloma innymi zasobami sieciowymi (np. walidatorami podpisów elektronicznych), która – dzięki swojej konstrukcji jest systematycznie od 2015 r. aktualizowana, stanowiąc realną pomoc w sytuacjach wątpliwości interpretacyjnych dzięki obszernym komentarzom konkretnych pojęć takich jak „dokument” czy „podpis” (https://epodrecznik.mc.gov.pl). Ponadto jest autorem lub współautorem nw. wybranych publikacji oraz drukowanych wystąpień konferencyjnych

Elżbieta Wróblewska

doktor nauk humanistycznych w zakresie historii najnowszej i archiwistyki, absolwentka Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, administrator biznesowy EZD w Ministerstwie Finansów, wieloletni koordynator czynności kancelaryjnych w jednostkach administracji rządowej (Kuratorium Oświaty w Warszawie, Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu), w latach 2019-2021 członek Rady Użytkowników EZD RP, członek zespołu do opracowania wzoru instrukcji kancelaryjnej dla urzędów obsługujących naczelne organy administracji rządowej przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, założycielka i pierwszy administrator grupy „Praca dla archiwisty” na portalu społecznościowym Facebook.