27
stycznia
2026
Postępowanie z dokumentem elektronicznym w jednostce administracji publicznej z uwzględnieniem systemu tradycyjnego, wdrożenia systemu EZD, eDoręczeń
koordynator: Beata Kurpiewska
Szkolenie stanowi spójne połączenie wielu zagadnień w jednym bloku szkoleniowym. Zostaną omówione kwestie typowo kancelaryjne w systemie tradycyjnym i systemie EZD ale również systemach dziedzinowych, powiązane z obowiązkami dotyczącymi prowadzonych postępowań administracyjnych, podatkowych, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, podpisów elektronicznych włączając w to kwestie doręczeń elektronicznych do podmiotu i od podmiotu publicznego. Uzupełnieniem będzie omówienie kwestii dotyczących wdrożenia, wykorzystania systemu EZD od strony praktycznej.
Szkolenie stanowi połączenie wszystkich zagadnień zarówno pranych (proceduralnych) postępowania z kwestiami kancelaryjnymi i systemami oraz platformami wykorzystywanymi do realizacji tych zadań.
Celem szkolenia jest kompleksowe omówienie przygotowania organizacyjnego w jednostkach administracji samorządowej, szkołach, przedszkolach, teatrach, urzędach administracji rządowej, uczelniach wyższych i wielu innych instytucjach, w kontekście stosowania nowych wymagań prawnych.
Podczas szkolenia przewidziano czas na dyskusję, omówienie wątpliwości. Zostaną omówione również wątpliwości wynikające z nieprawidłowości zarządzania dokumentacją elektroniczną jak i wątpliwości i rozwiązania w zakresie stosowania nieprecyzyjnych przepisów prawa.
Szkolenie skierowane jest do pracowników instytucji publicznych realizujących zadania z wykorzystaniem dokumentu elektronicznego, członków zespołów odpowiedzialnych za wybór i wdrożenie systemów klasy EZD, wdrażających rozwiązania techniczne i organizacyjne związane z wykorzystaniem systemu doręczeń elektronicznych, a także do osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie urzędu, sekretarzy, radców prawnych, koordynatorów czynności kancelaryjnych, archiwistów, informatyków.
Czas trwania szkolenia: 9:00-14:30
- Wnoszenie pism do podmiotu w świetle przepisów prawa.
- Sposoby wnoszenia pism do instytucji publicznych – ze szczególnym uwzględnieniem środków komunikacji elektronicznej (osobiście, papier, email, ESP, eDoręczenia).
- Załatwianie spraw z wykorzystaniem dokumentu elektronicznego.
- Dokument pisemny i elektroniczny – rozróżnienie pojęć i wpływ na procedury administracyjne.
- Data wszczęcia sprawy na wniosek papierowy i elektroniczny.
- Podanie wniesione do organu niewłaściwego a podanie mylnie doręczone; sposób przekazania podania elektronicznego.
- Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania:
- podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty?
- kiedy weryfikacja podpisu jest wymagana?
- Podstawowe pojęcia dotyczące dokumentowania spraw – system tradycyjny i EZD.
- Konieczność czy potrzeba wdrożenia systemu EZD z punktu widzenia wymagań prawnych i bieżących potrzeb podmiotu.
- Przygotowanie wdrożenia od strony formalnej i organizacyjnej; system komercyjny czy rządowy – wady i zalety obu rozwiązań.
- Etapy wdrożenia systemu EZD.
- Elektroniczne dokumentowanie spraw:
- Typowanie spraw do wdrożenia w systemie EZD/rezygnacja.
- z papieru (wymagania prawne, organizacyjne).
- Wymiana korespondencji w EZD w sprawach papierowych.
- Dokumentowanie spraw w systemie EZD – zasady wynikające z przepisów kancelaryjnych i innych wymagań prawnych.
- Przygotowanie, akceptacja i podpisywanie pism – podpis odręczny i elektroniczny (różne systemy dokumentowania akt spraw).
- Podpis naturalnego dokumentu elektronicznego czy/lub skanu? Czas podpisu – podpis ze znacznikiem i bez znacznika czasu.
- Wysyłka pism ze szczególnych uwzględnieniem doręczeń elektronicznych – różnice między ePUAP a systemem e-doręczeń.
- Hierarchia doręczeń, czyli kiedy w jaki sposób doręczać pisma.
- Procedury doręczeń w zależności od sposobu wniesienia podania, treści żądania doręczenia, czyli jak i kiedy stosować PURDE i PUH.
- Wyjątki od stosowania eDoręczeń – szczegółowe omówienia możliwości rezygnacji z eDoręczeń ze wskazaniem praktycznych przykładów procedur.
Artur Prasal
p.o. Zastępcy Dyrektora w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi. Nadzoruje zadania związane m.in. z rozwojem systemu do zarządzania dokumentacją elektroniczną, podpisu elektronicznego, usługami elektronicznymi, doręczeniami elektronicznymi. Autor wielu publikacji dot. procedur eAdministracji.