26
lutego
2026
Archiwizacja dokumentacji elektronicznej
koordynator: Beata Kurpiewska
W okresie pandemii wiele instytucji przeszło na realizację zadań w systemie zdalnym, korzystając z różnorodnych narzędzi (aplikacji) informatycznych. Nie zawsze były to systemy klasy EZD. Inne podmioty przyspieszyły proces wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją. Modyfikuje się także stan prawny w stronę zwiększenia liczby procedur realizowanych w postaci elektronicznej, w tym komunikacji w ramach doręczeń elektronicznych. Z tego względu wydaje się zasadnym przeanalizowanie sytuacji dokumentów elektronicznych w podmiotach publicznych pod kątem ich zabezpieczania, przechowywania i archiwizacji.
Głównym celem szkolenia jest przybliżenie zasad archiwizacji dokumentacji elektronicznej w podmiotach publicznych oraz omówienie sposobu jej obsługi.
Uczestnicy szkolenia nabędą wiedzę i umiejętności w zakresie:
- Stosowania właściwych przepisów prawa w zakresie postępowania z dokumentacją elektroniczną, jej przechowywania i archiwizacji.
- Podstawowych pojęć kancelaryjnych i archiwalnych w świecie cyfrowym, takich jak dokument elektroniczny, metadane, archiwum, twórca zespołu archiwalnego, jednostka archiwalna.
- Rozpoznawania stanu faktycznego dokumentów elektronicznych w podmiocie, tj. ich funkcjonowania w ramach systemów klasy EZD, systemów dziedzinowych, jako luźnych plików na dyskach sieciowych, dokumentów zapisanych na informatycznych nośnikach danych w składach tych nośników.
- Wartościowania i kwalifikowania dokumentacji elektronicznej.
- Archiwizacji dokumentacji pogrupowanej w sprawy w systemach klasy EZD.
- Archiwizacji dokumentacji znajdującej się w składach chronologicznych i w składach informatycznych nośników danych.
- Archiwizacji dokumentacji elektronicznej poza systemami klasy EZD.
- Obsługi dokumentacji elektronicznej w archiwum podmiotu publicznego (ewidencja, opracowanie, udostępnianie, wycofywanie).
- Prawidłowego przygotowania elektronicznych materiałów archiwalnych do przekazania do archiwów państwowych, w tym tworzenia paczki archiwalnej.
- Funkcjonowania Archiwum Dokumentów Elektronicznych.
- Prawidłowego brakowania dokumentacji elektronicznej, zgodnie z obowiązującym stanem prawnym i procedurami.
Do udziału w szkoleniu zapraszamy archiwistów zakładowych i osoby odpowiedzialne za archiwa jednostek, archiwistów państwowych, zarządców dokumentacji i koordynatorów czynności kancelaryjnych, osoby odpowiedzialne za wdrażanie, a następnie koordynowanie eksploatacji, systemów teleinformatycznych do realizacji określonych zadań lub usług, w tym ich dokumentowania, pracowników administracji publicznej wytwarzających lub obsługujących dokumenty elektroniczne, osoby odpowiedzialne za merytoryczną obsługę systemów teleinformatycznych, w tym systemów klasy EZD, czy systemów dziedzinowych.
Czas trwania szkolenia: od 9:00 do ok. 15:00
- Wprowadzenie do problematyki archiwizacji dokumentacji elektronicznej.
- Stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją elektroniczną i jej archiwizacji.
- Podstawowe pojęcia kancelaryjne i archiwalne w świecie cyfrowym.
- Dokument elektroniczny i jego metadane.
- Organizacja archiwów i zakres ich kompetencji.
- Dokumenty elektroniczne w podmiocie publicznym – stan faktyczny z perspektywy archiwisty.
- Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych.
- Sposoby dokumentowania spraw a dokumenty w postaci elektronicznej.
- Składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych.
- Systemy dziedzinowe.
- Pliki na dyskach sieciowych.
- Archiwizacja dokumentacji (przygotowanie w komórkach organizacyjnych).
- W ramach spraw w modelu elektronicznym.
- W ramach spraw w modelu tradycyjnym.
- W składach informatycznych nośników danych.
- W systemach dziedzinowych.
- Poza systemami elektronicznymi.
- Obsługa dokumentacji elektronicznej w archiwum.
- Ewidencjonowanie.
- Przechowywanie i zabezpieczanie.
- Udostępnianie i wycofywanie.
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
- Stan prawny.
- Procedura.
- Standard paczki archiwalnej.
- Archiwum Dokumentów Elektronicznych.
- Brakowanie dokumentacji elektronicznej.
- Stan prawny.
- Procedura.
- Aspekty praktyczne.
Ewa Perłakowska
Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:
- „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
- „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.