seminarium on-line
SZKOLIMY JUŻ 32 LATA, ZAUFAŁO NAM PONAD 100 000 OSÓB

13
grudnia
2022

OBSŁUGA SPRAW I DOKUMENTÓW WE WSPÓŁCZESNYM URZĘDZIE (SYSTEM EZD, SYSTEMY DZIEDZINOWE, SYSTEM TRADYCYJNY)

koordynator: Iwona Nowosielska

W CPI SZKOLIMY ON-LINE więcej ...

Głównym celem seminarium jest przybliżenie zasad obsługi dokumentów w różnej postaci pogrupowanych w akta spraw lub w dokumentację nietworzącą akt spraw począwszy od powstania tych dokumentów a skończywszy na ich archiwizacji. Czas pandemii pokazał jak ważne jest wdrożenie narzędzi informatycznych w pracy urzędów, by możliwe było realizowane ich zadań w postaci elektronicznej, zdalnie. Jednakże podmioty publiczne zobowiązane są w szczególny sposób do dokumentowania swoich działań i podejmowanych w nich decyzji. Z tego względu niezbędne jest pozyskanie praktycznej wiedzy o zasadach rejestracji i prowadzenia akt spraw oraz dokumentacji nietworzącej akt spraw zarówno w systemach teleinformatycznych (EZD, systemy dziedzinowe), jak i w systemie tradycyjnym. Istotne jest także zdefiniowanie wymagań wobec takich narzędzi informatycznych (systemów), by dokumentowanie spraw było możliwe i jak najłatwiejsze.

Do udziału zapraszamy:

  • koordynatorów czynności kancelaryjnych;
  • archiwistów i zarządców dokumentacji;
  • urzędników;
  • członków zespołów projektowych i wdrożeniowych dla systemów teleinformatycznych.

Prowadząca seminarium:
dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, systemów workflow, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019).

Czas trwania szkolenia do godz. 9.30 do ok.15

Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:

  • obowiązek prawny w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz ich archiwizacji;
  • pojęcie sprawy, pisma, akt sprawy, dokumentacji nietworzącej akt sprawy oraz teczki aktowej;
  • współczesne systemy kancelaryjne i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych.
Wymagania wobec systemów teleinformatycznych do realizacji zadań podmiotów publicznych:
  • system klasy EZD;
  • systemy dziedzinowe;
  • systemy wspierające papierowy obieg dokumentacji w urzędzie;
  • wdrażanie systemów oraz rozwijanie ich funkcjonalności i zapewnienie integracji.
Obsługa dokumentów wpływających, wychodzących i wewnętrznych w postaci elektronicznej i papierowej:
  • obsługa przesyłek (dokumentów) wpływających drogą elektroniczną (ePUAP, e-mail, informatyczny nośnik danych) oraz drogą tradycyjną – rejestracja, skanowanie, przekazywanie do składów;
  • obsługa przesyłek wychodzących – opracowanie, akceptowanie, podpisywanie, wysyłanie (z uwzględnieniem ostatnich zmian w tym zakresie w KPA);
  • obsługa dokumentów wewnętrznych.
Rejestracja spraw i grupowanie dokumentacji w oparciu o JRWA
  • budowa znaku sprawy i znaku pisma w oparciu o JRWA;
  • rejestracja spraw w ramach klasy z JRWA;
  • rejestracja sprawy w ramach wydzielonych grup spraw;
  • sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji w oparciu o JRWA;
  • różne rodzaje teczek aktowych w systemie tradycyjnym;
  • dokumentowanie elektronicznych i papierowych spraw.
Pytania, dyskusja.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.