seminarium
SZKOLIMY JUŻ 32 LATA, ZAUFAŁO NAM PONAD 100 000 OSÓB

29
listopada
2022

Systemy klasy EZD w Polsce - prezentacje oferowanych systemów. Prawny obowiązek czy możliwość wdrożenia systemu EZD?

koordynator: Iwona Nowosielska

W CPI SZKOLIMY ON-LINE więcej ...

Podmioty publiczne, w szczególności urzędy administracji publicznej, coraz częściej decydują się na wdrożenie systemu klasy EZD poszukując najlepszych dla siebie rozwiązań. Wdrożenie wynika z chęci i konieczności usprawnienia zarządzania dokumentacją, usprawnienia komunikacji elektronicznej z innymi podmiotami i osobami fizycznymi, przygotowania do wdrożenia nowych wymagań prawnych dotyczących doręczeń elektronicznych, które narzucają pewne wymagania prawne i techniczne związane z tworzeniem, doręczaniem pism.

Wdrożenie systemu EZD może zostać narzucone również wprost przepisami prawa. Pojawiły się bowiem projekty przepisów zmierzające do nałożenia na podmioty publiczne – tj. organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne – obowiązku realizacji zadań, o których mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. Obowiązek wdrożenia systemu EZD może objąć ok. 27 tysięcy podmiotów publicznych. Tym samym olbrzymia liczba podmiotów stanie przed decyzją dotyczącą wyboru systemu klasy EZD.

W ramach konferencji dajemy Państwu możliwość porównania różnych systemów EZD w oparciu o przygotowaną listę funkcjonalności – taką samą dla każdego z producentów. Przyjęte rozwiązanie pozwoli w ciągu jednego dnia zapoznać się z oferowanymi rozwiązaniami. Prezentacje zostaną uzupełnione wykładami merytorycznymi dotyczącymi prawnych i organizacyjnych wymagań związanych z wdrożeniem systemu EZD oraz organizacji wdrożenia systemu EZD.

Konferencja jest przeznaczona dla przedstawicieli podmiotów publicznych – organów państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego, samorządowych jednostek organizacyjnych, archiwistów, koordynatorów czynności kancelaryjnych, informatyków, osób odpowiedzialnych za organizację urzędu.

Koordynacja merytoryczna, prowadzenie obrad: Artur Prasal, Jolanta Rybińska

8:30 Rejestracja uczestników, poranna kawa, konsultacje w stoiskach firm
10:00 Wymagania prawne dla systemu EZD:
  • System teleinformatyczny w świetle przepisów wykonawczych do ustawy archiwalnej.
  • Najważniejsze funkcjonalności wynikające z Instrukcji kancelaryjnej.
  • System EZD a przepisy merytoryczne - udostępnianie dokumentów, tworzenie paczki administracyjnej i inne.
Artur Prasal
(kierownik Oddziału ds. Elektronicznego Urzędu w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi)
11:10 Prezentacja firmy Comarch EZD - rozwiązanie dla nowoczesnej administracji
Wojciech Dec
(Smart City Product Manager Comarch SA)
11:40 Pytania i odpowiedzi.
11:50 Prezentacja firmy e-Instytucja.pl sp. z o.o.
Arkadiusz Kowalewski
(Prezes Zarządu)
12:20 Pytania i odpowiedzi.
12:30 Przerwa na kawę, konsultacje w stoiskach firm
12:50 Prezentacja firmy eDokumenty sp. z o.o.
Jacek Paszek, CEO eDokumenty
Marek Nowak, Aplication Developer
Aneta Fidler, Key Account Manager
13:20 Pytania i odpowiedzi.
13:30 Przerwa na lunch, konsultacje w stoiskach firm
14:10 Paczka eADM:
  • przekazywanie akt spraw do sądów administracyjnych,
  • Wizualizacja zawartości (Przeglądarka paczki eADM,
  • potencjalne możliwości wykorzystania w komunikacji elektronicznej i wynikające z tego korzyści.
Adam Grytner, Piort Jegorow
(ABC PRO)
14:40 Organizacja wdrożenia systemu EZD:
  • Jak przystąpić do prac wdrożeniowych?
  • Organizacja prac pod kątem: sprzętu, procedur, szkoleń, zapewnienia pomieszczeń składów.
  • W jaki sposób wdrażać system EZD - podstawowy czy nie?
  • Wybór klas elektronicznych i papierowych - na co zwrócić uwagę.
Jolanta Rybińska
(pracownik Urzędu Miasta Łodzi, zatrudniona w komórce odpowiedzialnej za: wdrożenie i utrzymanie systemu do zarządzania dokumentacją, podpisu elektronicznego, zarządzanie usługami elektronicznymi, nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej.)
15:40 Pytania i odpowiedzi.
16:00 Zakończenie konferencji.

Wojciech Dec

Smart City Product Manager
Z grupą kapitałową Comarch związany od ponad 15 lat. Absolwent kierunku Automatyki i Robotyki Politechniki Gdańskiej oraz studiów podyplomowych z zakresu Zarządzania Projektami Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. W swojej ścieżce zawodowej zdobywał doświadczenie począwszy od wdrożeń różnych systemów dziedzinowych Comarch by następnie stać się członkiem zespołu konsultingowego odpowiedzialnego za systemy klasy DMS, EZD, BPMS oraz rozwiązań z obszaru Smart City i Security. Zaangażowany w rozwiązania dla Inteligentnych Miast oraz rozwój nowych produktów Comarch opartych o Inteligentne Analityki Wideo. W swojej ścieżce zawodowej podejmował różne funkcje: Kierownika Projektów, oraz Kierownika Produktu nowo wprowadzanych rozwiązań.

Aneta Fidler

Key Account Manager
Z firmą eDokumenty Sp. z o.o., będącą pionierem i jednym z liderów na rynku webowych systemów informacyjnych w Polsce, związana jest od ponad 5 lat. Absolwentka kierunków: psychologia biznesu oraz zarządzanie na uczelniach: Wyższa Szkoła Bankowa oraz Uniwersytet Jagielloński. Jej praca przełożyła się na optymalizację procesów w wielu firmach i instytucjach. Konsultuje wdrożenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) oraz systemów wspomagających. Ponadto aktywnie promuje cyfryzację i prowadzi webinary, związane z implementacją systemów klasy DMS, EZD, czy ECM dla instytucji publicznych i firm. Prywatnie praktykuje jogę.

Ryszard Adam Grytner

Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. W latach 1979-2002 praca w administracji publicznej - m.in. pełnił funkcje Sekretarza Miasta Siedlce oraz Dyrektora Generalnego Urzędu Wojewódzkiego w Siedlcach. Od roku 2002 zajmuje się tworzeniem systemów informatycznych z zakresu elektronizacji prawa. Autor szeregu publikacji i rozwiązań z zakresu informatyzacji administracji publicznej. Redaktor merytoryczny Vademecum Sekretarza C.H. BECK (wydanie 1 i 2). Obecnie Prezes Zarządu ABC PRO Sp. z o.o. w Warszawie.

Piotr Jegorow

Specjalista w zakresie projektowania i wdrażania systemów informatycznych. Koordynator wdrożenia Elektronicznego Dziennika Urzędowego we wszystkich Urzędach Wojewódzkich jak i w szeregu Ministerstw i Urzędów Centralnych. Posiada wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu pracą programistów oraz zespołu wdrożeniowego. Zrealizował kilkadziesiąt szkoleń dla JST z zakresu tworzenia aktów prawnych przy użyciu dedykowanych narzędzi informatycznych (Edytor Aktów Prawnych Legislator) jak i zarządzania wewnętrznymi aktami prawnymi (Baza Aktów Własnych). Wiceprezes ABC PRO Sp. z o.o.

Arkadiusz Kowalewski

Od 2014 roku jest Prezesem Zarządu w e-Instytucja.pl Sp. z o.o., firmie specjalizującej się w tworzeniu i wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań informatycznych do Jednostek Samorządu Terytorialnego umożliwiających świadczenie e-usług, które zaprojektowane zostały z myślą o ułatwieniu życia mieszkańcom/podatnikom/obywatelom przy zachowaniu wszelkich procesów bezpieczeństwa. W spółce odpowiada za wdrażanie planów i strategii, sprawne i prawidłowe gospodarowanie majątkiem. Wyznacza kierunki rozwoju, zarządza 35-cio osobowym zespołem ludzkim. Poprzednio pracował w firmie Passus Sp. z o.o. gdzie odpowiadał za know how systemów informatycznych „Bezpieczna Szkoła” oraz prezentacji treści multimedialnych Digital Signage a także Elektronicznego Obiegu Dokumentów i systemu wspomagającego zarządzanie zgodnie z normami ISO Kontrolą Zarządczą.

Marek Nowak

Aplication Developer
Od ponad 20 lat zaangażowany w tworzenie i wdrażanie systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędach i placówkach publicznych. Twórca serwisu BIP Urzędu Miasta Rybnika i jego integracji z systemem obiegu dokumentów, który w 2011 roku otrzymał nagrodę w konkursie „Przejrzysta Strona BIP”, organizowanym przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. W 2015 roku otrzymał nagrodę Skrzydła IT w Administracji w kategorii "Oprogramowanie do obsługi urzędu", za projekt OSKAR, który m.in. obejmował wdrożenie obiegu dokumentów w 11 jednostkach organizacyjnych Miasta Rybnika. Prywatnie włóczykij, który nie stroni od roweru i pieszych wędrówek.

Jacek Paszek

CEO eDokumenty
Programista, architekt i współtwórca systemu Ready_™. Pasjonat tematyki elektronicznego zarządzania dokumentacją i zarządzaniem firmą w ramach systemów ECM. Wszechstronne wykształcenie i ponad 15 lat doświadczeń przy tworzeniu i wdrożeniach webowych systemów ECM. Obecnie również mentor dla developerów, zajmujących się tworzeniem aplikacji webowych. Prywatnie entuzjasta biegania.

Artur Prasal

p.o. Zastępcy Dyrektora w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi. Nadzoruje zadania związane m.in. z rozwojem systemu do zarządzania dokumentacją elektroniczną, podpisu elektronicznego, usługami elektronicznymi, doręczeniami elektronicznymi. Autor wielu publikacji dot. procedur eAdministracji.

Jolanta Rybińska

Absolwentka Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1999 r. do 2005 r. pracownik wydziału odpowiedzialnego za organizację Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie zatrudniona w komórce odpowiedzialnej za: wdrożenie i utrzymanie systemu do zarządzania dokumentacją, podpisu elektronicznego, zarządzanie usługami elektronicznymi, nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej. W 2010 r. weszła w skład zespołu roboczego powołanego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w zakresie dotyczącym opracowania projektu nowej instrukcji kancelaryjnej. Od 2011 roku prowadzi szkolenia z zakresu stosowania przepisów Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta Łodzi. Kilkakrotnie prezentowała doświadczenia Urzędu w zakresie wdrażania wyjątków w systemie EZD oraz przepisów Instrukcji kancelaryjnej na ogólnopolskich konferencjach. Autorka i współautorka publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.