9
marca
2023
ZASADY OBIEGU I ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW PAPIEROWYCH I ELEKTRONICZNYCH
koordynator: Iwona Nowosielska
| W CPI SZKOLIMY ON-LINE więcej ... |
Cel szkolenia:
- Nabycie, zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wiedzy niezbędnej do zgodnej z obowiązującymi przepisami organizacji pracy w kancelarii / archiwum jednostki organizacyjnej
- Omówienie przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Zapoznanie się z prawidłowym prowadzeniem i archiwizacją dokumentacji kadrowo-płacowej
Adresaci:
Osoby zajmujące się archiwizacją w jednostkach oraz prowadzące archiwum zakładowe w urzędach i innych instytucjach, wszyscy zainteresowani tematyką szkolenia. Pracownicy działów administracyjnych, HR, sekretariatów.
Szkolenie prowadzi: Roman Stempel
Czas trwania szkolenia: od 9.30 do ok. 13.30
- Rodzaje współczesnej dokumentacji:
- dokument – dowód pierwszorzędny – pojęcie, rodzaje
- kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
- dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akt spraw.
- Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie:
- Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego, kadr, ochrony danych osobowych .
- Podstawowe konstrukcje prawa w zakresie archiwizacji, kadr, ochrony danych osobowych.
- Zmiany w okresie przechowywania akt osobowych wprowadzone 1 stycznia 2019 r.
- Obniżenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat – kogo dotyczy?
- Obowiązki pracodawców w zakresie sprawozdawczości.
- Umożliwienie prowadzenia akt w formie elektronicznej – na jakich zasadach?
- Zabezpieczenie danych w archiwum zgodnie z nowelizacją Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach obowiązujące od dnia 4 maja 2019 r.
- Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji udostępniania akt.
- Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję.
- Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów.
- Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób których dane dotyczą.
- Prowadzenie rejestru zawartych umów.
- Instrukcja Kancelaryjna a archiwum zakładowe:
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
- klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, Bc)
- postępowanie z dokumentacją elektroniczną
- przekazywanie akt do archiwum zakładowego
- porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
- opisywanie teczek
- sporządzanie ewidencji.
- Instrukcja archiwalna:
- organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
- lokal archiwum zakładowego/składnicy akt
- przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (spis zdawczoodbiorczy, wykaz spisów)
- przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
- przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
- udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt
- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
- nowe zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
- sprawozdawczość archiwum zakładowego
- postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki.
- Procedura brakowania dokumentacji:
- analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur
- niszczenie akt a brakowanie dokumentacji
- jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (aspekt służbowy, kontrolny, socjalny i historyczny)?
- kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?
- zniesienie wzorów formularzy dot. brakowania i co z tego wynika?
- typowanie dokumentacji do zniszczenia
- sporządzanie wniosku na brakowanie.
Roman Stempel
Dyplomowany archiwista z ponad 16-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.
Posiada ponad 9-letni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził ponad 3100 godz. kursów i szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.