23
maja
2023
DIGITALIZACJA DOKUMENTACJI
koordynator: Iwona Nowosielska
W obecnych czasach tworzymy dokumenty elektroniczne i przechodzimy na elektroniczne nimi zarządzanie. Niestety w niektórych przypadkach polskie prawo dalej obliguje do tworzenia dokumentacji papierowo, w toku działalności instytucji chcemy też wcześniej wytworzoną i gromadzoną w postaci papierowej dokumentację zabezpieczyć i udostępniać w postaci cyfrowej (własnym pracownikom lub użytkownikowi zewnętrznemu). Temu właśnie służy digitalizacja. Aby spełniła swoje zadanie musimy wytypować dokumentację zgodnie z potrzebami instytucji, odpowiednio ją przygotować, zeskanować na odpowiednim sprzęcie i w odpowiednich parametrach – i mądrze nią zarządzać. W trakcie szkolenia podpowiemy jak to zrobić i jak uniknąć błędów na wszystkich etapach procesu digitalizacji dokumentacji.
Celem szkolenia jest zapoznanie osób rozpoczynających/wykonujących digitalizację dokumentacji w instytucji z wszystkimi etapami procesu digitalizacji, pokazanie jego aspektów merytorycznych i technicznych oraz problemów przy udostępnianiu i korzystaniu z dostępnych na rynku programów wspierających takie zadanie.
Grupa docelowa:
- pracownicy archiwów państwowych,
- pracownicy archiwów zakładowych,
- pracownicy urzędów, korzystający z dokumentacji historycznej,
- pracownicy instytucji kultury digitalizujący zbiory własnej instytucji,
- osoby zainteresowane nowymi technologiami,
- genealodzy przystępujący do programów zabezpieczania dokumentacji poprzez digitalizację.
Szkolenie przeprowadzą: Iwona Fischer i Daniel Florek
Czas trwania szkolenia od godz. 9:00 do ok. godz. 15:00
- Typowanie i przygotowanie dokumentacji do digitalizacji:
- Digitalizacja – wprowadzenie do zagadnienia.
- Projekt/zadanie – DIGITALIZACJA.
- Typowanie dokumentacji do digitalizacji (odrębne potrzeby w urzędach, w innych jednostkach organizacyjnych, w archiwach zakładowych, w archiwach państwowych, w bibliotekach, w muzeach).
- Przesłanki typowania dokumentacji do digitalizacji.
- Przygotowanie dokumentacji do procesu digitalizacji.
- Niezbędne zabiegi konserwatorskie przed digitalizacją.
- Paginacja/foliacja dokumentacji, sygnatury i numery inwentarzowe.
- Przykładowe wytyczne do digitalizacji.
- Przykłady źle wykonanej digitalizacji (względy merytoryczne).
- Zasady udostępniania dokumentacji i materiałów archiwalnych a digitalizacja (ochrona danych osobowych, ochrona dóbr osobistych, ochrona wizerunku, prawo autorskie, itp.).
- Techniczne aspekty digitalizacji:
- Normatywy regulujące digitalizację.
- Digitalizacja jako proces.
- Technologie digitalizacji i rodzaje skanerów.
- Konwencja opisu kopii wzorcowych w archiwach państwowych – Struktura katalogów i nazewnictwo plików.
- Skanowanie - parametry i formaty zapisu.
- Obróbka graficzna i kontrola jakości.
- Przygotowanie i udostępnienie kopii cyfrowych..
- Zabezpieczenie kopii wzorcowych.
- Proces digitalizacji w ramach odpłatnej usługi zewnętrznej.
- Na styku EZD i digitalizacji.
Iwona Fischer
Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku starszego kustosza Oddziału II ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie, obecnie członek Centralnej Komisji Metodycznej w kadencji 2022-2025. Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia, szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę.
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej. Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.
Daniel Florek
Absolwent wydziału Fizyki, Matematyki i Informatyki Politechniki Krakowskiej (2017), kierunku informatyka. Od czerwca 2011 r. zatrudniony w Archiwum Narodowym w Krakowie na stanowisku informatyka. Od 2012 roku pełni funkcję koordynatora ds. digitalizacji zasobu Archiwum. No co dzień zajmuje się digitalizacją od strony praktycznej oraz koordynacją projektów digitalizacyjnych.
W latach 2013-2018 współpracował z Narodowym Archiwum Cyfrowym m.in. jako członek grupy roboczej projektującej oraz testującej narzędzia wspomagające proces digitalizacji w archiwach państwowych.
Jest konsultantem dla wielu podmiotów w obszarze doboru technologii oraz sprzętu do digitalizacji, kopiowania archiwaliów, zapisu oraz udostępniania kopii cyfrowych. Aktywnie uczestniczy w warsztatach, konferencjach, sympozjach poświęconych procesowi digitalizacji oraz długoterminowego przechowywania zasobów cyfrowych.