szkolenie on-line
SZKOLIMY JUŻ 32 LATA, ZAUFAŁO NAM PONAD 100 000 OSÓB

24
maja
2023

EZD PUW: MODUŁ KANCELARYJNY, ARCHIWUM, CZYNNOŚCI KOORDYNOWANIA

koordynator: Iwona Nowosielska

Cele:

  • Zdobycie wiedzy dotyczącej praktyki użytkowania systemu.
  • Nauczenie się jak prawidłowo archiwizować dokumentację.
  • Uzyskanie wiedzy jak zarządzać systemem.

Szkolenie poprowadzi: Roman Stempel, dyplomowany archiwista z ponad 17-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej.

Czas trwania szkolenia: od 9:30 do ok. 13:30

  1. Moduł kancelaryjny:
    • Pisma.
    • Rejestry.
    • Spis spraw.
    • Generowanie wydruków ze spisu spraw.
    • Wyszukiwanie.
    • Struktura organizacji.
    • Kreator koszulki.
    • Kod kreskowy.
    • Rejestrowanie kopert.
    • Podgląd korespondencji.
    • Uzupełnianie metadanych.
    • Wydruk Pocztowej Książki Nadawczej (PKN).
    • Wiadomości.
    • Opis funkcjonalności EZD.
    • Tworzenie nowej koszulki, do której dołączymy pismo umożliwiające założenie sprawy.
    • Uzupełnianie metadanych.
    • Przekazywanie pism.
    • Przekazywanie pism według szablonu obiegu.
    • Hurtowe przekazywanie pism.
    • Hurtowe pobieranie zawartości koszulek.
    • Dekretacja pism.
    • Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów.
    • Rejestracja spraw.
    • Przenoszenie sprawy do innego symbolu JRWA.
    • Hurtowe przerejestrowanie spraw.
    • Wiązanie pism ze sprawą.
    • Pomocnicza rejestracja spraw w systemie EZD prowadzonych w papierowych teczkach aktowych/Moduł papierowy.
    • Metryka sprawy.
    • Udostępnianie akt w sprawie.
    • Dodatkowe udostępnianie.
    • Kopia Wewnętrzna pisma.
    • Kopiowanie hurtowe pisma.
    • Cofnięcie udostępnienia.
    • Powiadomienia o zmianach w koszulce.
    • Akceptacja dokumentów.
    • Obsługa dokumentu wrażliwego.
    • Podpisywanie dokumentów.
    • Weryfikacja składanych podpisów.
    • Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego.
    • Automatyczne uzupełnianie zakładek w dokumentach MSWord przy podpisywaniu.
    • Automatyczne tworzenie wersji PDF podpisanego dokumentu.
    • Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny).
    • Wygenerowanie rozdzielnika.
    • Korespondencja Zbiorcza.
    • Korespondencja Osobista.
    • Rejestrowanie wychodzących maili/faxów.
    • Wyszukiwanie zarejestrowanej korespondencji.
    • Wydruk korespondencji na innym stanowisku.
    • Tworzenie list adresatów.
    • Import adresatów.
    • Prowadzenie rejestrów.
    • Kończenie /wznawianie spraw.
    • Zawieszanie spraw.
    • Wznawianie sprawy.
    • Przerejestrowanie sprawy.
    • Hurtowe przerejestrowanie spraw.
    • Dodawanie notatek do akt sprawy.
    • Dodawanie opinii do akt sprawy.
    • ePismo.
    • Przygotowanie e-korespondencji.
    • Przygotowanie wysyłki e-korespondencji.
    • Rozdzielenie wpływów.
    • Rejestracja wpływów w Głównym Punkcie Kancelaryjnym.
    • Wprowadzenie metadanych.
    • Obsługa składu (przyjęcie na stan składu chronologicznego, wypożyczanie, wycofywanie).
    • Zamówienie dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym.
    • Postępowanie z pismami wychodzącymi na zewnątrz (rejestracja, wycena wysyłki, stworzenie książki nadawczej, odnotowanie wysyłki).
  2. Czynności wykonywane przez naczelników i pracowników merytorycznych:
    • Dekretowanie korespondencji w EZD przez naczelników wydziałów na właściwe stanowiska merytoryczne.
    • Uzupełnienie i aktualizacja metadanych przez osobę prowadzącą sprawę.
    • Założenie sprawy.
    • Inicjowanie spraw własnych.
    • Ustawienie terminu założenia sprawy.
    • Powiązywanie pism ze sprawą.
    • Przygotowanie projektu pism – akt w sprawie.
    • Dodawanie załączników.
    • Dodawanie opinii, notatek.
    • Udostępnianie akt sprawy.
    • Parafowanie czystopisu w systemie EZD certyfikatem niekwalifikowanym.
    • Przekazanie sprawy naczelnikowi do parafowania czystopisu odpowiedzi w sprawie i dalszego przekazania sprawy. dyrektorowi departamentu celem podpisania pisma.
    • Przygotowanie wysyłki, za pośrednictwem modułu korespondencji wychodzącej w EZD.
    • Tworzenie list adresatów.
    • Rejestracja przesyłek wychodzących (maile, faksy).
    • Zakończenie sprawy po uprzedniej ponownej weryfikacji meta danych.
    • Zawieszanie i wznawianie sprawy.
    • Przenoszenie spraw.
    • Prowadzenie rejestrów.
  3. Archiwizacja:
    • Archiwizacja w składach.
    • Archiwizacja dokumentacji elektronicznej.
    • Archiwizacja dokumentacji papierowej.
  4. Koordynowanie i administrowanie systemem:
    • Administrowanie systemem.
    • Wymagania sprzętowo / programowe aplikacji.
    • Zakładanie konta użytkownika.
    • Role i uprawnienia.
    • Opis funkcjonalności.
    • Role organizacyjne.
    • Określenie roli organizacyjnej pracownika procesów.

Roman Stempel

Dyplomowany archiwista z ponad 16-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.
Posiada ponad 9-letni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził ponad 3100 godz. kursów i szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.