19
kwietnia
2023
WDROŻENIE SYSTEMU EZD
koordynator: Iwona Nowosielska
| W CPI SZKOLIMY ON-LINE więcej ... |
Wdrożenie systemu EZD w podmiotach publicznych staje się nie tylko koniecznością z punktu widzenia komunikacji elektronicznej, czyli integracji z platformą ePUAP, za chwilę z systemem do eDoręczeń i Bazą Adresów Elektronicznych. Zmiany przepisów zmierzają coraz bardziej do narzucenia obowiązku korzystania z systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją przez podmioty publiczne. Oznaczać to będzie, prawdopodobnie niebawem, obowiązek wdrożenia, czyli również wyboru systemu EZD, we wszystkich urzędach administracji publicznej, a nawet podległych jednostkach organizacyjnych. Na rynku dostępnych jest wiele komercyjnych, niekomercyjnych systemów nazywanych wprost systemami EZD, czy też określanych mianem systemów do elektronicznego obiegu dokumentów, systemów EOD itd. Nie wszystkie z nich spełniają stawiane im wymagania prawne, które pozwoliłyby na wdrożenie systemu rzeczywiście służącego elektronicznemu zarządzaniu dokumentacją a nie tylko pomocniczej funkcji wspierającej tzw. system tradycyjny.
Celem szkolenia jest omówienie zarówno podstawowych pojęć dotyczących zarządzania dokumentacją, ale również wskazanie, wspólnych dla wszystkich systemów EZD, czynności o charakterze organizacyjnym, których realizacja pomoże w zmianie podejścia do dotychczasowego papierowego obiegu dokumentów. Omówione zostaną również kluczowe funkcjonalności stawiane systemom EZD w świetle wymagań prawnych.
Szkolenie przeznaczone jest dla członków zespołów odpowiedzialnych za wybór systemu, jego wdrożenie od strony organizacyjnej, osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie Urzędu, archiwistów – koordynatorów czynności kancelaryjnych, informatyków, pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie konfiguracji systemu pod kątem ról, uprawnień, struktury organizacyjnej.
Prowadzący: Jolanta Rybińska, Artur Prasal
Czas trwania szkolenia: 10:00 – 15:00
- Podstawowe pojęcia dotyczące dokumentowania spraw – do czego służy system EZD?
- Konieczność czy potrzeba wdrożenia systemu EZD z punktu widzenia wymagań prawnych i bieżących potrzeb podmiotu.
- Przygotowanie wdrożenia od strony formalnej.
- Przygotowanie wdrożenia od strony organizacyjnej.
- Przegląd i dostosowanie wewnętrznych regulacji podmiotu przed wdrożeniem systemu.
- Wybrane aspekty techniczne wdrożenia systemu EZD.
- Przegląd wymaganych funkcjonalności systemu EZD.
- Etapy wdrożenia systemu EZD (w tym organizacja szkoleń dla różnych grup, organizacja składów, promocja i informacja).
- Elektroniczne dokumentowanie spraw:
- typowanie spraw do wdrożenia w systemie EZD/rezygnacja z papieru (wymagania prawne, organizacyjne),
- wymiana korespondencji w EZD w sprawach papierowych,
- dokumentowanie spraw w systemie EZD – zasady wynikające z przepisów kancelaryjnych i innych wymagań prawnych,
- typowe nieprawidłowości:
- wykorzystania systemu EZD,
- postępowania z dokumentacją elektroniczną i sposoby ich unikania.
- Efekty wdrożenia.
Artur Prasal
p.o. Zastępcy Dyrektora w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi. Nadzoruje zadania związane m.in. z rozwojem systemu do zarządzania dokumentacją elektroniczną, podpisu elektronicznego, usługami elektronicznymi, doręczeniami elektronicznymi. Autor wielu publikacji dot. procedur eAdministracji.
Jolanta Rybińska
Absolwentka Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1999 r. do 2005 r. pracownik wydziału odpowiedzialnego za organizację Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie zatrudniona w komórce odpowiedzialnej za: wdrożenie i utrzymanie systemu do zarządzania dokumentacją, podpisu elektronicznego, zarządzanie usługami elektronicznymi, nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej. W 2010 r. weszła w skład zespołu roboczego powołanego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w zakresie dotyczącym opracowania projektu nowej instrukcji kancelaryjnej. Od 2011 roku prowadzi szkolenia z zakresu stosowania przepisów Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta Łodzi. Kilkakrotnie prezentowała doświadczenia Urzędu w zakresie wdrażania wyjątków w systemie EZD oraz przepisów Instrukcji kancelaryjnej na ogólnopolskich konferencjach. Autorka i współautorka publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.