forum stacjonarne i on-line
SZKOLIMY JUŻ 32 LATA, ZAUFAŁO NAM PONAD 100 000 OSÓB

16
marca
2023

XX FORUM KOORDYNATORÓW CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

koordynator: Iwona Nowosielska

W CPI SZKOLIMY ON-LINE więcej ...

Zapraszamy do udziału w XX Forum Koordynatorów Czynności Kancelaryjnych. Program został zaplanowany tak, by każdy mógł znaleźć odpowiedzi na pytania i wątpliwości wynikające z postępowania z dokumentacją.
Na początek przedstawiony zostanie temat praktycznego wykorzystania jednolitego rzeczowego wykazu akt w pracy koordynatora czynności kancelaryjnych. Kolejnym zagadnieniem będzie zaprezentowanie Państwu tych problemów, które w najbliższym czasie powinny zostać doprecyzowane w działalności podmiotów. Przypomnimy także odnosząc się do konkretnych sytuacji podstawowe zasady obsługi spraw i sposobu ich dokumentowania. W tym zakresie szczególnie ciekawa może być kwestia sposobu postępowania z elektronicznymi fotografiami, filmami i nagraniami, udostępnianymi głównie na stronach internetowych i w mediach społecznościowych bez zabezpieczania w podmiotach publicznych. Ostatni temat, to nowość w naszym programie, czyli formalnoprawne aspekty przekazywania pism i akt spraw do sądów administracyjnych z perspektywy sądów administracyjnych.
Po każdym temacie przewidziany jest czas na zadawanie pytań i na dyskusję!
Serdecznie zapraszamy!

10:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek.
dr Ewa Perłakowska, ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”
10:10 Wykaz akt jako narzędzie pracy koordynatora czynności kancelaryjnych:
  • Jednolity rzeczowy wykaz akt budowa i funkcje.
  • Sposoby wykorzystania JRWA w bieżącym zarządzaniu dokumentacją w komórką organizacyjnych
  • Konfiguracja JRWA w systemach klasy EZD na przykładzie systemu EZD PUW
  • Modyfikacja JRWA - przykłady praktyczne
dr Elżbieta Wróblewska
(główny specjalista kierujący pracami Wydziału Zarządzania Obiegiem Dokumentów i Archiwum, administrator biznesowy EZD w Ministerstwie Finansów)
11:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:20 Przegląd zagadnień wymagających nowych procedur postępowania z dokumentacją:
  • doręczenie dokumentów elektronicznych z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego organu - nowe wymagania prawne
  • przechowywanie dokumentów objętych tajemnicą przedsiębiorstwa - wątpliwości
  • elektroniczna dokumentacja dotycząca dowodów osobistych - interpretacja przepisów
  • system do obsługi postępowań administracyjnych w budownictwie - czy EZD będzie obowiązkowy?
Artur Prasal
(absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. Realizuje zadania związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu do zarządzania dokumentacją, w tym koordynacji czynności kancelaryjnych, podpisu elektronicznego, zarządzania usługami elektronicznymi.)
12:05 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
12:15 Przerwa
12:45 Obsługa spraw tradycyjnych (papierowych) i elektronicznych (system EZD, systemy dziedzinowe)
  • Zasady rejestracji i prowadzenia spraw bez względu na ich postać
  • Jakie elementy opisu spraw mogą się zmieniać w czasie?
  • Dokumentowanie sprawy w postaci papierowej – czy wszystko musi być wydrukowane?
  • Dokumentowanie sprawy w postaci elektronicznej – czy wszystko musi być odzwierciedlone w postaci elektronicznej?
  • Zakres ingerencji archiwistów w obsługę i dokumentowanie spraw
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
13:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
13:40 Sposób postępowania z cyfrowymi fotografiami i filmami, kiedy podmiot działa albo tradycyjnie albo elektronicznie w dokumentowaniu spraw (propozycje rozwiązań, ewidencja, zabezpieczenie techniczne):
  • gromadzenie akt w systemie tradycyjnym i EZD (w sprawcach też są fotografie, czasem także nagrania i filmy)
  • sposoby gromadzenia dokumentacji fotograficznej i audiowizualnej w systemie tradycyjnym
  • czy możliwe i w jakim zakresie jest wykorzystanie rozwiązań dotyczących składów informatycznych nośników danych w obsłudze dokumentacji fotograficznej i audiowizualnej)?
  • rozeznanie, kto w ramach instytucji tworzy materiały fotograficzne i audiowizualne, ich ilość i kwalifikacja archiwalne, czy przynależą one do spraw, wspólna przestrzeń, czy osobne zbiory?
  • tworzenie zbioru/zbiorów fotografii, filmów i nagrań
  • ewidencja fotografii, filmów i nagrań
  • rozwiązania przy masowych ilościach fotografii
  • zmiana wartościowania fotografii i materiałów audiowizualnych przy obecnym stanie prawnym
  • najważniejsze elementy opisu z punktu widzenia podmiotu i późniejszego przekazania do archiwum państwowego (prawa autorskie, osoby/miejsca występujące na fotografii/nagraniu /filmie), powiązanie ze sprawą)
Iwona Fischer
(Archiwum Narodowe w Krakowie)
14:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
14:50 Przerwa
15:10 Formalnoprawne aspekty komunikacji elektronicznej stron postępowania sądowoadmnistracyjnego z uwzględnieniem akt administracyjnych elektronicznych
  • Wnoszenie pism elektronicznych w PPSA:
    • podpisy elektroniczne i ich walidacja
    • podpisywanie załączników w ePUAP
    • adresy kont ePUAP stron postępowania
  • Wpływ skargi bezpośrednio do Sądu a komunikacja z organem
  • Doręczanie pism w trybie art. 74a § 10 PPSA
  • Paczka eADM i jej wizualizacja.
Grzegorz Magdoń
(Kierownik Zespołu do spraw utrzymania i rozwoju systemów informatyzujących postępowanie sądowo-administracyjne w Naczelnym Sądzie Administracyjnym)
16:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
16:30 Zakończenie XX Forum KCK.

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Grzegorz Magdoń

Od 22 lat związany z Naczelnym Sądem Administracyjnym początkowo jako asystent sędziego, a następnie kierownik Informacji o Sprawach, kierownik Sekretariatu Izby Gospodarczej, główny specjalista w Kancelarii Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego odpowiedzialny za część analityczno-projektową rozwiązań informatyzujących postępowanie sądowo-administracyjne oraz ich wdrożenie w sądownictwie administracyjnym. Obecnie Kierownik Zespołu do spraw utrzymania i rozwoju systemów informatyzujących postępowanie sądowo-administracyjne.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Artur Prasal

p.o. Zastępcy Dyrektora w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi. Nadzoruje zadania związane m.in. z rozwojem systemu do zarządzania dokumentacją elektroniczną, podpisu elektronicznego, usługami elektronicznymi, doręczeniami elektronicznymi. Autor wielu publikacji dot. procedur eAdministracji.

Elżbieta Wróblewska

Absolwentka Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, kieruje pracami Wydziału Zarządzania Obiegiem Dokumentów i Archiwum w Ministerstwie Finansów, administrator biznesowy EZD, wieloletni koordynator czynności kancelaryjnych w jednostkach administracji rządowej, członek Rady Użytkowników EZD RP, członek zespołu do opracowania wzoru instrukcji kancelaryjnej dla urzędów obsługujących naczelne organy administracji rządowej przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, założycielka i pierwszy administrator grupy „Praca dla archiwisty” na portalu społecznościowym Facebook.