seminarium on-line
SZKOLIMY JUŻ 32 LATA, ZAUFAŁO NAM PONAD 100 000 OSÓB

12
września
2023

XXI FORUM KOORDYNATORÓW CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

koordynator: Iwona Nowosielska

Zapraszamy do udziału w XXI Forum Koordynatorów Czynności Kancelaryjnych. Program został zaplanowany tak, by każdy mógł znaleźć odpowiedzi na pytania i wątpliwości wynikające z postępowania z dokumentacją.

Przede wszystkim w tematach wystąpień podejmowane będą zagadnienia wdrażania doręczeń elektronicznych w różnych typach podmiotów publicznych. Nie zapominamy, że nadal dużym wyzwaniem jest pełne wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją, stąd i to zagadnienie zostanie poruszone na naszym forum. Z perspektywy sądów administracyjnych niezwykle istotne są także kwestie walidacji podpisów elektronicznych, którymi opatrywane są dokumenty oraz paczki administracyjne w podmiotach publicznych. Z tego względu i ten temat zostanie omówiony w trakcie spotkania.
Dodatkowo pragniemy przybliżyć Państwu aktualny stan prac legislacyjnych w obszarze zarządzania dokumentacją.

Po każdym temacie przewidziany jest czas na zadawanie pytań i na dyskusję!

Serdecznie zapraszamy!
Program
9:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”
9:10 Wysyłka korespondencji z uwzględnieniem przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych:
  • Przygotowanie projektu pisma przeznaczonego do wysyłki
  • Wybór kanału komunikacji
  • Przygotowanie korespondencji do wysyłki
  • Dokumentowanie wysyłki w aktach sprawy
dr Elżbieta Wróblewska
(główny specjalista kierujący pracami Wydziału Zarządzania Obiegiem Dokumentów i Archiwum, administrator biznesowy EZD w Ministerstwie Finansów)
10:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
10:20 Komunikacja elektroniczna podmiotu administracji publicznej na przykładzie jednostki samorządu terytorialnego w dobie wyzwań związanych z e-doręczeniami:
  • E-doręczenia – równoległe doręczenia w świetle funkcjonowania ePUAP [katalog usług, wnioski zamieszczane w ePUAP]
  • Problematyka obsługi e-doręczeń w środowisku funkcjonowania systemów dziedzinowych
  • Komunikacja elektroniczna za pośrednictwem e-doręczeń, ePUAP, PEUP, platform elektronicznych w środowisku funkcjonowania systemów ministerialnych, systemów dziedzinowych, systemów wspomagających obieg oraz systemu klasy EZD
  • Informatyczne nośniki danych
  • Lokalne platformy elektronicznych usług publicznych w kontekście funkcjonowania portali gov.pl.
Tomasz Karaś
(praktyk, pracownik administracji samorządowej, koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista, wdrożeniowiec systemów klasy EZD, kierownik projektów informatycznych związanych z wdrożeniem EZD, doktorant Instytutu Historii i Archiwistyki Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie. Autor artykułów naukowych z zakresu zarządzania dokumentacją w administracji samorządowej oraz problematyki EZD)
11:20 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:30 Przerwa
11:50 Informatyzacja w obszarze administrowania uczelnią na przykładzie Uniwersytetu Szczecińskiego:
  • systemy teleinformatyczne w uczelni
  • proces przygotowania i wdrożenia systemu klasy EZD
  • przygotowanie do wdrożenia e-doręczeń
Piotr Frąckowiak
(dyrektor Archiwum Uniwersytetu Szczecińskiego)
12:50 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
13:00 Projektowane zmiany w przepisach prawa w obszarze zarządzania dokumentacją
  • projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
  • projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
14:00 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
14:10 Przerwa
14:30 Walidacja podpisów elektronicznych – wymogi procesowe i techniczne
Grzegorz Magdoń
(Kierownik Zespołu do spraw utrzymania i rozwoju systemów informatyzujących postępowanie sądowo-administracyjne w Naczelnym Sądzie Administracyjnym)
15:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
15:45 Zakończenie XXI Forum KCK.

Piotr Frąckowiak

Dyrektor Archiwum Uniwersytetu Szczecińskiego, archiwista, filolog, szkoleniowiec, koordynator ds. merytorycznych systemu EZD. Autor artykułów naukowych z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wdrażania systemu EZD w uczelni.

Tomasz Karaś

Kierownik Referatu Ds. Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie Miasta Krakowa, koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista, wdrożeniowiec systemów klasy EZD, kierownik projektów informatycznych związanych z wdrożeniem EZD realizowanych z wykorzystaniem podejścia PRINCE2®, Agile®, doktorant Instytutu Historii i Archiwistyki Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie. Członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Autor artykułów naukowych z zakresu zarządzania dokumentacją w administracji samorządowej oraz problematyki EZD

Grzegorz Magdoń

Od 22 lat związany z Naczelnym Sądem Administracyjnym początkowo jako asystent sędziego, a następnie kierownik Informacji o Sprawach, kierownik Sekretariatu Izby Gospodarczej, główny specjalista w Kancelarii Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego odpowiedzialny za część analityczno-projektową rozwiązań informatyzujących postępowanie sądowo-administracyjne oraz ich wdrożenie w sądownictwie administracyjnym. Obecnie Kierownik Zespołu do spraw utrzymania i rozwoju systemów informatyzujących postępowanie sądowo-administracyjne.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Elżbieta Wróblewska

Zastępca dyrektora Biura Zamówień Publicznych i Obiegu Dokumentów w Ministerstwie Finansów, gdzie nadzoruje zadania związane z organizacją pracy kancelarii głównej, składu chronologicznego, archiwum zakładowego i zapewnieniem elektronicznego zarządzania dokumentacją przy wykorzystaniu narzędzi elektronicznych. Absolwentka Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii najnowszej i archiwistyki, wieloletni koordynator czynności kancelaryjnych w instytucjach administracji publicznej szczebla rządowego, administrator biznesowy EZD, administrator ePUAP i skrzynki e-Doręczeń. Przewodniczyła pracom kilku zespołów wdrażających systemy klasy EZD, w latach 2018-2021 uczestniczyła w posiedzeniach Rady Użytkowników EZD RP. Członek zespołu przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, którego zadaniem było przygotowanie instrukcji kancelaryjnej dla ministerstw. W ramach tych prac zaproponowała zasady postępowania z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych. Członek Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji obecnej kadencji. Zawodowo interesuje się organizacją pracy kancelarii współczesnej ze szczególnym uwzględnieniem wykorzystania nowoczesnych technologii w zarządzaniu dokumentacją i danymi elektronicznymi, wytwarzanymi i gromadzonymi w systemach teleinformatycznych i poza nimi. Założycielka i pierwszy administrator grupy „Praca dla archiwisty” na portalu społecznościowym Facebook.