szkolenie on-line
SZKOLIMY JUŻ 32 LATA, ZAUFAŁO NAM PONAD 100 000 OSÓB

7
maja
2024

EZD PUW: MODUŁ KANCELARYJNY, ARCHIWUM, CZYNNOŚCI KOORDYNOWANIA

5 dni do rozpoczęciakoordynator: Iwona Nowosielska

Cele:

  • Zdobycie wiedzy dotyczącej praktyki użytkowania systemu.
  • Nauczenie się jak prawidłowo archiwizować dokumentację.
  • Uzyskanie wiedzy jak zarządzać systemem.

Szkolenie przeprowadzi: Roman Stempel

Czas trwania szkolenia: od 9:30 do ok. 14:30

  1. Moduł kancelaryjny:
    • Pisma.
    • Rejestry.
    • Spis spraw.
    • Generowanie wydruków ze spisu spraw.
    • Wyszukiwanie.
    • Struktura organizacji.
    • Kreator koszulki.
    • Kod kreskowy.
    • Rejestrowanie kopert.
    • Podgląd korespondencji.
    • Uzupełnianie metadanych.
    • Wydruk Pocztowej Książki Nadawczej (PKN).
    • Wiadomości.
    • Opis funkcjonalności EZD.
    • Tworzenie nowej koszulki, do której dołączymy pismo umożliwiające założenie sprawy.
    • Uzupełnianie metadanych.
    • Przekazywanie pism.
    • Przekazywanie pism według szablonu obiegu.
    • Hurtowe przekazywanie pism.
    • Hurtowe pobieranie zawartości koszulek.
    • Dekretacja pism.
    • Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów.
    • Rejestracja spraw.
    • Przenoszenie sprawy do innego symbolu JRWA.
    • Hurtowe przerejestrowanie spraw.
    • Wiązanie pism ze sprawą.
    • Pomocnicza rejestracja spraw w systemie EZD prowadzonych w papierowych teczkach aktowych/Moduł papierowy.
    • Metryka sprawy.
    • Udostępnianie akt w sprawie.
    • Dodatkowe udostępnianie.
    • Kopia Wewnętrzna pisma.
    • Kopiowanie hurtowe pisma.
    • Cofnięcie udostępnienia.
    • Powiadomienia o zmianach w koszulce.
    • Akceptacja dokumentów.
    • Obsługa dokumentu wrażliwego.
    • Podpisywanie dokumentów.
    • Weryfikacja składanych podpisów.
    • Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego.
    • Automatyczne uzupełnianie zakładek w dokumentach MSWord przy podpisywaniu.
    • Automatyczne tworzenie wersji PDF podpisanego dokumentu.
    • Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny).
    • Wygenerowanie rozdzielnika.
    • Korespondencja Zbiorcza.
    • Korespondencja Osobista.
    • Rejestrowanie wychodzących maili/faxów.
    • Wyszukiwanie zarejestrowanej korespondencji.
    • Wydruk korespondencji na innym stanowisku.
    • Tworzenie list adresatów.
    • Import adresatów.
    • Prowadzenie rejestrów.
    • Kończenie /wznawianie spraw.
    • Zawieszanie spraw.
    • Wznawianie sprawy.
    • Przerejestrowanie sprawy.
    • Hurtowe przerejestrowanie spraw.
    • Dodawanie notatek do akt sprawy.
    • Dodawanie opinii do akt sprawy.
    • ePismo.
    • Przygotowanie e-korespondencji.
    • Przygotowanie wysyłki e-korespondencji.
    • Rozdzielenie wpływów.
    • Rejestracja wpływów w Głównym Punkcie Kancelaryjnym.
    • Wprowadzenie metadanych.
    • Obsługa składu (przyjęcie na stan składu chronologicznego, wypożyczanie, wycofywanie).
    • Zamówienie dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym.
    • Postępowanie z pismami wychodzącymi na zewnątrz (rejestracja, wycena wysyłki, stworzenie książki nadawczej, odnotowanie wysyłki).
  2. Czynności wykonywane przez naczelników i pracowników merytorycznych:
    • Dekretowanie korespondencji w EZD przez naczelników wydziałów na właściwe stanowiska merytoryczne.
    • Uzupełnienie i aktualizacja metadanych przez osobę prowadzącą sprawę.
    • Założenie sprawy.
    • Inicjowanie spraw własnych.
    • Ustawienie terminu założenia sprawy.
    • Powiązywanie pism ze sprawą.
    • Przygotowanie projektu pism – akt w sprawie.
    • Dodawanie załączników.
    • Dodawanie opinii, notatek.
    • Udostępnianie akt sprawy.
    • Parafowanie czystopisu w systemie EZD certyfikatem niekwalifikowanym.
    • Przekazanie sprawy naczelnikowi do parafowania czystopisu odpowiedzi w sprawie i dalszego przekazania sprawy. dyrektorowi departamentu celem podpisania pisma.
    • Przygotowanie wysyłki, za pośrednictwem modułu korespondencji wychodzącej w EZD.
    • Tworzenie list adresatów.
    • Rejestracja przesyłek wychodzących (maile, faksy).
    • Zakończenie sprawy po uprzedniej ponownej weryfikacji meta danych.
    • Zawieszanie i wznawianie sprawy.
    • Przenoszenie spraw.
    • Prowadzenie rejestrów.
  3. Archiwizacja:
    • Archiwizacja w składach.
    • Archiwizacja dokumentacji elektronicznej.
    • Archiwizacja dokumentacji papierowej.
  4. Koordynowanie i administrowanie systemem:
    • Administrowanie systemem.
    • Wymagania sprzętowo / programowe aplikacji.
    • Zakładanie konta użytkownika.
    • Role i uprawnienia.
    • Opis funkcjonalności.
    • Role organizacyjne.
    • Określenie roli organizacyjnej pracownika procesów.

Roman Stempel

Dyplomowany archiwista z ponad 16-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.
Posiada ponad 9-letni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził ponad 3100 godz. kursów i szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.

Termin i Miejsce

Termin:
7 maja 2024
Miejsce:
szkolenie on-line

Koszt

Koszt udziału jednej osoby wynosi:
  • 790 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach przesłanych do dnia 26 kwietnia
  • 890 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach przesłanych od dnia 27 kwietnia

Informacje dodatkowe

Powyższy koszt obejmuje: udział w zajęciach dla 1 osoby, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia w formacie PDF, zapewnienie platformy szkoleniowej i dostępu do szkolenia w czasie rzeczywistym, test połączenia, pomoc techniczną w razie potrzeby.

Warunkiem udziału jest przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego (zakładka "Zgłoszenie"), faksem lub elektronicznie i otrzymanie drogą elektroniczną potwierdzenia udziału ze strony CPI. O przyjęciu zgłoszenia decyduje kolejność zgłoszeń. Ilość miejsc ograniczona.

Zapłata i Rezygnacja

Koszt udziału jest płatny na konto CPI, na podstawie potwierdzenia udziału. Faktury będą do odbioru podczas spotkania (przy szkoleniach on-line - elektronicznie).

Rezygnacja z udziału po 30 kwietnia 2024 r. lub nieobecność na spotkaniu powoduje powstanie zobowiązania pokrycia pełnych kosztów udziału na podstawie faktury Centrum Promocji Informatyki. Rezygnacja możliwa jest tylko i wyłącznie w formie pisemnej.

Biuro Organizacyjne

Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o.
01-747 Warszawa, ul. Jerzego Ficowskiego 15, III piętro,
tel. 506 178 228
e-mail:cpi@cpi.com.pl
e-Doręczenia: AE:PL-55387-14998-DEASJ-15
Dane uczestnika
Dane płatnika

Zobowiązujemy się uregulować koszt udziału jednej osoby w spotkaniu:

Uczestnicy, których udział w spotkaniu jest finansowany ze środków publicznych w co najmniej 70%, zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) mogą uzyskać zwolnienie z VAT-u, na podstawie wypełnionego i przesłanego do CPI sp. z o.o. oświadczenia.

Skąd dowiedzieli się Państwo o spotkaniu:

Wyrażam zgodę na dostarczanie mi drogą elektroniczną informacji o rabatach, promocjach i aktualnej ofercie oraz materiałów marketingowo-informacyjnych przez Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o.:



Zgoda może zostać odwołana w każdej chwili bez podania przyczyny, bez wpływu na zgodność z prawem działań, które wykonano na podstawie zgody przed jej odwołaniem.

Administratorem danych osobowych jest Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o., KRS: 0000208659, adres: ul. Jerzego Ficowskiego 15, 01-747 Warszawa, tel.: 506178228, e-mail: cpi@cpi.com.pl, e-Doręczenia: AE:PL-55387-14998-DEASJ-15. Dane osobowe są przetwarzane w celu dokonania zgłoszenia udziału w szkoleniu oraz zawarcia umowy o udział w szkoleniu, realizacji tej umowy i jej rozliczenia, a także w celu prowadzenia kontaktu oraz w celu prowadzenia marketingu produktów i usług własnych. Wysyłka materiałów marketingowych z wykorzystaniem podanych kanałów komunikacji odbywa się na podstawie dodatkowej zgody wyrażonej na podstawie przepisów szczególnych dot. e-prywatności. Dane mogą być również przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami. Dane osobowe udostępniane będą wyłącznie podmiotom świadczącym usługi na naszą rzecz, w tym patronom i sponsorom. Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Mają Państwo prawo do cofnięcia wyrażonej zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną w dowolnym momencie, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań, jakich dokonano przed jej wycofaniem na jej podstawie. Więcej informacji w Polityce Prywatności.