4
czerwca
2024
SYSTEM ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ EZD RP – WDRAŻANIE, OBIEG I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW
koordynator: Iwona Nowosielska
Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, obiegiem i archiwizacją dokumentów w systemie EZD RP.
Szkolenie skierowane jest do: pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy lub wspomagający sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD RP.
Szkolenie przeprowadzi: Roman Stempel, dyplomowany archiwista z ponad 17-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej.
Czas trwania szkolenia: od godz. 9.30 do ok. godz. 13.30
- Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej
- Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
- Własne normatywy kancelaryjno-archiwalne
- Obieg dokumentacji w systemie EZD
- Dokumentacja elektroniczna i papierowa w systemie EZD
- System kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych
- Czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania
- EZD jako podstawowy lub wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw
- Rodzaje przesyłek wpływających w systemie EZD i sposoby ich procedowania
- Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje
- Czynności kancelaryjne w systemie EZD RP
- Zadania punktów kancelaryjnych.
- rejestracja wpływów
- odwzorowanie cyfrowe (skanowanie)
- wprowadzanie metadanych
- realizacja dekretacji
- tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych
- obsługa korespondencji wychodzącej
- Zadania komórek merytorycznych
- pojęcie teczki rzeczowej w systemie EZD i stosowanie JRWA
- zakładanie spraw
- prowadzenie akt spraw i zbiorów dokumentacji aktowej
- Tworzenie dokumentacji wewnętrznej i korespondencji wychodzącej
- Akceptacja wielostopniowa i podpisywanie dokumentów w systemie EZD
- Archiwum Zakładowe w systemie EZD.
- Przejmowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD
- Przejmowanie zawartości składów
- Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
Roman Stempel
Dyplomowany archiwista z ponad 16-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.
Posiada ponad 9-letni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził ponad 3100 godz. kursów i szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.