Czas trwania szkolenia: od 9:00 do ok. 15:00

1. Wprowadzenie do postępowania z dokumentacją elektroniczną – EZD PUW.
   • Przypomnienie podstawowych pojęć w zakresie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, w tym wykaz akt, obieg dokumentów, klasyfikacja, kwalifikacja.
   • Ogólne zarysowanie założeń, idei wdrożenia EZD PUW jako narzędzia zastępującego papierową teczkę aktową.
   • Przedstawienie korzyści w pracy wynikających z realizowaniem zadań w EZD w kontrze do papierowej teczki aktowej.
   • Przykłady obaw przed wdrożeniem EZD PUW na praktycznych przykładach oraz odniesienie się do nich.
   • Omówienie dlaczego istotne jest poprawne postępowanie z dokumentacją w systemie EZD PUW.
2. Obieg dokumentów w systemie EZD PUW. Podstawowe zasady oraz najczęstsze błędy i dobre praktyki.
   • Omówienie różnic i celowości zastosowania funkcji „Przekaż”, „Udostępnij” oraz „Kopia”.
   • Zasada drogi służbowej na etapie dekretacji oraz przy pracy nad dokumentem z poziomu referenta.
   • Problem tzw. luźnych koszulek, w tym zasada wiązania koszulek do spraw w celu zachowania kompletności akt.
   • Sprawy zielone a sprawy czerwone – sposób prowadzenia dokumentacji.
   • Udostępnianie do odczytu (do wiadomości), edycja (pozyskanie informacji do tabeli w komórce merytorycznej od innych komórek).
   • Udostępnianie w celu uzyskania wkładu własnego (opinie, stanowiska z innych komórek do akt sprawy w komórce merytoryczne).
Przerwa 20 min.

3. Postępowanie z dokumentacją elektroniczną na etapie punktu kancelaryjnego i kierownictwa jednostki. Najczęstsze błędy i dobre praktyki.
   • Rejestracja korespondencji wpływającej – elektronicznej: e-mail, ePUAP.
   • Rejestracja korespondencji wpływającej – papierowej: pocztowa, składana osobiście przez obywatela.
   • Skład chronologiczny – wprowadzenie pojęcia, obsługa składu na etapie rejestracji przesyłek wpływających.
   • Wysyłanie korespondencji papierowej – punkt kancelaryjny.
   • Dekretacja/rozdział przesyłek wpływających na komórki merytoryczne.
   • Podpisywanie elektroniczne dokumentów w EZD PUW, w tym podpis hurtowy.
4. Postępowanie z dokumentacją elektroniczną na etapie referenta. Najczęstsze błędy i dobre praktyki.
   • Klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji (tj. przypisanie do symbolu z JRWA [wykazu akt]).
   • Gromadzenie dokumentacji w ramach elektronicznych akt sprawy/zbiorze akt nietworzących akt sprawy, w tym: rozróżnienie sprawy od nietworzącej akt sprawy; kompletność akt.
   • Wysyłka korespondencji przez referenta sprawy: e-mail, ePUAP, poczta tradycyjna.
   • Metadane dokumentów i spraw, w tym właściwe uzupełnianie tytułów.
   • Postępowanie z dokumentami papierowymi w sprawach elektronicznych, w szczególnie wytworzone wewnętrznie – skład chronologiczny.
Przerwa 20 min.

5. Koordynator czynności kancelaryjnych. Rola w eliminowaniu błędów i wypracowywaniu dobrych praktyk.
   • Po co nam koordynator czynności kancelaryjnych? Przedstawienie celowości.
   • Kim powinien być koordynator? Umiejscowienie w strukturze, wymogi wobec pracownika.
   • Najważniejsze zadania, które powinien realizować koordynator.
   • Omówienie podstawowych metod działania koordynatora.
6. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej w EZD PUW na etapie referenta sprawy. Przedstawienie funkcjonalności oraz najczęstsze błędy i dobre praktyki.
   • Omówienie procedury przekazywania dokumentacji elektronicznej w EZD PUW do Archiwum Zakładowego (elektronicznego) – poprzez „Spis Spraw”.
   • Omówienie wymogów stawianych przez Archiwum Zakładowego co do poprawności kancelaryjno-archiwalnej gromadzonej dokumentacji.
   • Pokazanie na przykładach, jaka sprawa będzie przyjęta na stan AZ.
   • Pokazanie na przykładach, jaka sprawa będzie odrzucona przez AZ.
7. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej w EZD PUW na etapie Archiwisty Zakładowego. Najczęstsze błędy i dobre praktyki.
   • Przygotowania do archiwizacji, w szczególności bieżący nadzór, kontrole spraw, harmonogram archiwizacji.
   • Omówienie procedury przyjmowania dokumentacji elektronicznej w EZD PUW do Archiwum Zakładowego (elektronicznego) – moduł „Archiwum”.
   • Ogólne zarysowanie kwestii brakowania dokumentacji elektronicznej.
   • Ogólne zarysowanie kwestii przekazywania dokumentacji elektronicznej do Archiwum Państwowego.