Czas trwania szkolenia do godz. 9.00 do ok.15.00

1. Kompendium EZD. Wprowadzenie - założenia elektronicznego obiegu dokumentów.
   • Rzeczywistość przed cyfrową erą EZD. Przepisy kancelaryjne, w tym rejestracja wpływów, klasyfikacja, kwalifikacja i archiwizacja akt.
   • System EZD jako nowoczesna teczka przyszłości, cyfrowy długopis – przeobrażenie mentalności.
   • Znajomość zasad kancelaryjno – archiwalnych wśród pracowników jako fundament udanego wdrożenia systemu klasy EZD.
   • Rejestracja wpływów - założenia elektronicznego obiegu dokumentów.
   • Klasyfikacja i kwalifikacja akt - założenia elektronicznego obiegu dokumentów. W tym: przypisywanie dokumentacji do symboli z JRWA.
   • Pojęcie komórki merytorycznej, komórki wnioskującej – zakładanie spraw/zbioru dokumentacji nietworzącej akt sprawy na właściwym etapie.
   • Archiwizacja w cyfrowym świecie EZD jako pozytywna rewolucja.
   • Odpowiedzi na pytania.
2. Kompendium EZD. Wprowadzenie. Obawy, niechęć do zmian. Postęp technologiczny – od maszyny przez komputer aż po zaawansowane systemy IT.
   • Przeobrażenia narzędzi pracy urzędnika. Rewolucje i ewolucje.
   • Systemy IT realizujące merytoryczne procesy a system klasy EZD wspierający gromadzenie i archiwizację akt.
   • „Nowy system? Będzie jeszcze więcej pracy!” – obawy przed wdrożeniem.
   • Przedstawienie korzyści z pracy w systemie klasy EZD względem obiegu papierowego.
   • Podstawowe zasady prawidłowego wdrożenia systemu klasy EZD – rekomendowane dla minimalizacji wystąpienia sytuacji, co do których istnieją obawy.
   • Odpowiedzi na pytania.
Przerwa – 15 minut.

3. Kompendium EZD. Sprawne wdrożenie. Rozwiązania przejściowe dot. obiegu dokumentów. Typy wdrożeń.
   • Specyficzne rodzaje dokumentacji. Wyłączenia i ograniczenia od stosowania systemu klasy EZD.
   • Sprawy wszczęte przed wdrożeniem systemu klasy EZD w jednostce, w tym sposób postępowania z napływającymi za pośrednictwem systemu dokumentami.
   • Sprawy zielone a sprawy czerwone – sposób prowadzenia dokumentacji na gruncie Instrukcji kancelaryjnej.
   • Skład chronologiczny – rozwiązanie przejściowe oraz długofalowe.
   • Typy wdrożeń – ewolucyjne i rewolucyjne. Zalety i wady.
   • Typy wdrożeń – scentralizowane i zdecentralizowane. Zalety i wady.
   • Odpowiedzi na pytania.
4. Kompendium EZD. Sprawne wdrożenie. Kwestie graniczne z IT. Uprawnienia, struktura organizacyjna, JRWA – konfiguracja w EZD.
   • Podział kompetencji między administratorem IT a koordynatorem czynności kancelaryjnych – w szczególności na etapie wdrożenia systemu. Zespoły ds. EZD w jednostkach.
   • Polityka nadawania w uprawnień w systemie klasy EZD.
   • Usystematyzowanie tworzenia i zmian struktury organizacyjnej jednostki w systemie.
   • Zarządzanie JRWA w EZD, w tym tworzenie podteczek, dokumentacja nietworząca akt sprawy.
   • Odpowiedzi na pytania dot. zagadnień z działu IV.
Przerwa – 15 minut.

5. Kompendium EZD. Efektywne wykorzystanie w pracy urzędnika. Obieg dokumentacji elektronicznej w systemie. Dobre praktyki – Punkty kancelaryjne, Referenci spraw i kierownictwo jednostki.
   • Omówienie różnic i celowości zastosowania funkcji „Przekaż”, „Udostępnij” oraz „Kopia”.
   • Dekretacja/rozdział przesyłek wpływających na komórki merytoryczne.
   • Zasada drogi służbowej na etapie dekretacji oraz przy pracy nad dokumentem z poziomu referenta. W tym: akceptacja jako narzędzie do realizacji drogi służbowej w prowadzonych sprawach.
   • Prowadzenie składu chronologicznego, oddawanie dokumentów do składu.
   • Rejestracja korespondencji wpływającej do jednostki: elektronicznie i papierowo.
   • Wysyłanie korespondencji zewnętrznej: elektronicznie i papierowo.
   • Problem tzw. luźnych koszulek, w tym zasada wiązania koszulek do spraw. Pojęcie kompletności akt.
   • Metadane dokumentów i spraw, w tym właściwe uzupełnianie tytułów.
   • Czym jest podpis elektroniczny – przede wszystkim wyjaśnienie, co przesądza o jego ważności. Podpisywanie elektroniczne dokumentów w EZD.
   • Odpowiedzi na pytania.
6. Kompendium EZD. Efektywne wykorzystanie w pracy urzędnika. Obieg dokumentacji elektronicznej w systemie. Dobre praktyki - Koordynatorzy czynności kancelaryjnych/Koordynatorzy EZD/Zespoły ds. EZD oraz Archiwiści zakładowi.
   • Po co nam koordynator/Zespół ds. EZD? Przedstawienie celowości konieczności istnienia pracownika realizującego te zadania. Wymogi wobec osoby pełniącej tę funkcję.
   • Najważniejsze zadania, które powinien realizować koordynator. Omówienie metod działania koordynatora/Zespołu ds. EZD.
   • Koordynator a administrator systemu (IT). Podział kompetencji pomiędzy administratorem IT a koordynatorem/Zespołem ds. EZD.
   • Przygotowania do archiwizacji, w szczególności bieżący nadzór, kontrole spraw, harmonogram archiwizacji.
   • Omówienie procedury przekazywania dokumentacji elektronicznej w EZD PUW do Archiwum Zakładowego (elektronicznego) – poprzez „Spis Spraw”.
   • Omówienie wymogów stawianych przez Archiwum Zakładowego co do poprawności gromadzonej dokumentacji. Konkretne przykłady.
   • Omówienie procedury przyjmowania dokumentacji elektronicznej w EZD PUW do Archiwum Zakładowego (elektronicznego) – moduł „Archiwum”.
   • Archiwizacja odejściowa - niestandardowe rozwiązanie zwiększające płynność i efektywność procesu archiwizacji.
   • Odpowiedzi na pytania.
Przerwa - 15 min.

7. Kompendium EZD. Efektywne wykorzystanie w pracy urzędnika. Omówienie modułów i funkcji systemu EZD usprawniających, przyspieszających i optymalizujących codzienną pracę w systemie.
   • Integracja EZD z e- Doręczeniami i platformą e-PUAP.
   • Integracja EZD z KSeF.
   • Podpis hurtowy.
   • Szablony obiegu.
   • Konta techniczne.
   • Wyszukiwanie, w tym atrybuty.
   • Raporty i rejestry.
   • Terminowość i przypomnienia.
   • Odpowiedzi na pytania.
8. Podsumowanie. Ogólna dyskusja – pytania uczestników i odpowiedzi prowadzącego.