forum

27
marca
2018

XI FORUM KOORDYNATORÓW CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

koordynator: Iwona Brokowska

27 marca 2018 r.
10:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
10:10 Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) a systemy klasy EZD i obsługa dokumentacji w podmiotach publicznych
  • Reforma ochrony danych osobowych w Unii Europejskiej i w Polsce. System przepisów o ochronie danych osobowych i znaczenie w nim ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).
  • Zakres przedmiotowy stosowania RODO w kontekście przetwarzania danych w podmiotach publicznych, w tym funkcjonowania systemów EZD
  • Rodzaje obowiązków określonych w RODO, w tym obowiązków związanych z uprawnieniami osób, których dane dotyczą. Wpływ obowiązków na funkcjonalności systemów informatycznych.
  • Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.
adw. dr Grzegorz Sibiga
(Instytut Nauk Prawnych PAN w Warszawie, Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy)
11:00 Analiza ryzyka wynikająca z RODO w podmiocie publicznym. Praktyczne doświadczenia urzędnika w kontekście analizy ryzyka dla systemu klasy EZD.
  • szacowanie ryzyka
  • prawo do bycia zapomnianym
  • ważne zapisy w umowach serwisowych
Patrycja Kijas
(Urząd Miasta Częstochowa)
11:50 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
12:10 Przerwa na lunch
12:40 Czy prawidłowo są wskazywane wyjątki dla podstawowego systemu dokumentowania spraw w podmiotach publicznych? Stan prawny, analiza wybranych przypadków.
  • System kancelaryjny oraz systemy wykonywania czynności kancelaryjnych.
  • Zasady wskazywania wyjątków dla wybranego podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych (EZD, system tradycyjny, system dziedzinowy).
  • Analiza wybranych zarządzeń, obowiązujących w podmiotach publicznych, w kontekście prawidłowości wskazywania wyjątków.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
13:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
13:50 Regulacje prawne a praktyka pracy w zakresie przyjmowania i wysyłania przesyłek (pism) drogą elektroniczną przez podmioty publiczne
  • Prawo
    • przesyłki w postępowaniu administracyjnym i ordynacji podatkowej,
    • przesyłki do sądów administracyjnych,
    • pisma procesowe do sądów powszechnych,
    • udzielanie informacji publicznej,
    • wybrane przykłady przesyłek dla których określono specjalne wymagania w innych przepisach (np. referendum lokalne, praca w indywidualnym gospodarstwie rolnym, scalanie gruntów, system ekozarządzania, rozwiązanie zgromadzenia, usługi detektywistyczne, itd.),
  • Praktyka
    • doręczenie za pomocą ePUAP - bezpośrednio na ePUAP i w systemie EZD zintegrowanym z ePUAP (co widzi urząd, a co Kowalski)
    • przesyłka przez ePUAP, która nie jest doręczeniem (nie ma UPO)
    • co zawiera ePUAPowe UPO i czym różni się UPO-UPD od UPO - UPP
    • jak znaleźć adres elektronicznej skrzynki podawczej?
    • jak zebrać dowody e-doręczenia z ePUAP?
    • jak zweryfikować i zwizualizować e-dowody doręczenia?
    • e-doręczenia na wybranych innych platformach
  • Możliwe zmiany w przepisach i ich potencjalny wpływ na praktykę.
Kazimierz Schmidt
(Ministerstwo Cyfryzacji)
14:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
15:00 Przerwa na kawę
15:10 Praktyka rejestracji i dokumentowania spraw w systemie tradycyjnym i w EZD.
Część 2 – Rejestracja spraw w oparciu o JRWA oraz wydzielone grupy spraw (podteczki)

  • Przypomnienie podstawowych pojęć – sprawa, pismo, akta sprawy, teczka aktowa.
  • Rejestracja sprawy na podstawie klasy w JRWA oraz znakowanie pism.
  • Rejestracja sprawy w ramach wydzielonej grupy spraw (podteczka).
  • Wydzielona grupa spraw czy zmiana JRWA – co wybrać?
  • Analiza przypadków, błędów i problemów.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
15:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
16:00 Zakończenie XI Forum KCK, wręczenie Certyfikatów
Firmy zainteresowane udziałem w programie prosimy o kontakt z koordynatorem

Patrycja Kijas

Trener i konsultant w zakresie informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne. Prowadzi szkolenia dot. ustawy o informatyzacji oraz jej nowelizacji i innych aktów prawnych znowelizowanych w wyniku zmian ww. ustawie, szkolenia przygotowujące użytkowników do pracy w systemie EZD oraz szkolenia z ePUAP (dla użytkowników oraz administratorów lokalnych ePUAP).
W przeszłości pracowała w Akademii Polonijnej na stanowisku Kierownika Kancelarii Rektora. Obecnie pracuje w Urzędzie Miasta Częstochowy w Wydziale Nadzoru i Administracji na stanowisku p.o. Kierownika Referatu Rozwoju, Zarządzania Usługami Elektronicznymi i Sprzętem Komputerowym – komórce odpowiedzialnej m.in. za informatyzację Urzędu i podległych jednostek. Administruje lokalnie ePUAP, SEKAP, PPK, zajmuje się również szkoleniami wewnętrznymi i zewnętrznymi dla jednostek podległych w zakresie elektronicznej komunikacji pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne, podpisu elektronicznego, profilu zaufanego.
Wykształcenie wyższe magisterskie – Akademia Polonijna w Częstochowie, Wydział Ekonomii i Zarządzania.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych, informatyzacji administracji publicznej;
doświadczony trener i organizator szkoleń oraz kursów kancelaryjno-archiwalnych; wykładowca uniwersytecki;
długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;
historyk-archiwista; doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego;
członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego;
autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych.
Szczegóły:
Stażystka Międzynarodowego Technicznego Stażu Archiwalnego w Paryżu (1999) oraz stażu „Teorie i praktyki archiwalne” w ramach programu Courants du Monde w Paryżu (2001).
Ukończyła studia podyplomowe z administracji publicznej na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego (2004).
W latach 1997-2014 zatrudniona w sieci archiwów państwowych, przy czym w latach 2003-2008 kierowała Oddziałem Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym Archiwum Państwowego w Krakowie, a w latach 2009-2014 była pierwszym dyrektorem Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Autorka publikacji i komunikatów w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych.
Współautorka książki „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych. Współtwórczyni zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
Specjalizuje się zwłaszcza w opracowywaniu instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt dla różnych podmiotów, w tym administracji.
Pomysłodawca, organizator i koordynator kwalifikacyjnych kursów kancelaryjno-archiwalnych i licznych szkoleń skierowanych do archiwistów oraz pracowników podmiotów publicznych.
Wykładowca Roku 2007 w konkursie organizowanym przez Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji w Krakowie.
Wykładowca metodyki zarządzania dokumentacją na Uniwersytecie Warszawskim, a wcześniej prawa archiwalnego i zagadnień z zakresu funkcjonowania archiwum zakładowego na Uniwersytecie Jagiellońskim.
Uczestnik konferencji krajowych i zagranicznych.
Ekspert i doradca przy wdrażaniu systemów klasy EZD w podmiotach publicznych i ich optymalizacji.
Zaangażowana była w przygotowanie szeregu aktów prawnych regulujących postępowanie z dokumentacją, w szczególności w prace nad wdrożeniem nowej instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. oraz w opracowanie projektu nowego prawa archiwalnego (2008-2009) i nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (2012-2014).
Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.

Kazimierz Schmidt

Obecnie pracownik Ministerstwa Cyfryzacji, poprzednio główny specjalista w Departamencie Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. W latach 2010 - 2011 był Głównym specjalistą w Departamencie Społeczeństwa Informacyjnego MSWiA, poprzednio główny specjalista w Departamencie Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Absolwent Wydziału Geografii i Studiów Regionalnych Uniwersytetu Warszawskiego (1989) i Podyplomowego Studium Bibliotek Naukowych przy Wydziale Historii UW (1993). Interesuje się szeroko pojętą problematyką zarządzania informacją i dokumentacją, z czym związany jest od początku pracy zawodowej (kolejno: biblioteka naukowa, Archiwum Telewizyjnej Agencji Informacyjnej, Ośrodek Dokumentacji i Zbiorów Programowych Telewizji Polskiej, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, a od 2010 MSWiA). Autor artykułów, a także aktywny uczestnik forów internetowych, związanych z archiwizacją dokumentów elektronicznych oraz zastosowaniem dokumentu elektronicznego w praktyce administracyjnej.

Grzegorz Sibiga

Doktor prawa, kierownik Zakładu Prawa Administracyjnego w Instytucie Nauk Prawnych PAN w Warszawie, adwokat współpracujący w Kancelarią Traple, Konarski i Wspólnicy. Zajmuje się prawem administracyjnym, w szczególności prawem do informacji, ochroną danych osobowych i innych informacji prawnie chronionych, e-administracją, a także postępowaniem administracyjnym. Redaktor, autor i współautor licznych publikacji naukowych w tym zakresie. Członek rad programowych czasopism: "Prawo Mediów Elektronicznych" i „Informacja w Administracji Publicznej” oraz członek rady konsultacyjnej miesięcznika "IT w administracji". Ekspert sejmowy w pracach parlamentarnych nad ustawami prawa administracyjnego, w tym m.in. o ewidencji ludności, dowodach osobistych, informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publicznej oraz nowelizacją ustawy o dostępie do informacji publicznej z 2011 r.