warsztaty

25
kwietnia
2018

JAK PRAKTYCZNIE REALIZOWAĆ OBOWIĄZUJĄCE PRZEPISY W ZAKRESIE WDROŻENIA SYSTEMU EZD

koordynator: Iwona Brokowska

Podczas warsztatów omówione zostaną istotne zagadnienia w zakresie prac przygotowawczych do wdrożenia w jednostce elektronicznego zarządzania dokumentacją. Trenerzy wraz z uczestnikami skoncentrują się na zapisach, które należy uwzględnić w przepisach i procedury wewnętrznych regulujących wdrożenie EZD w podmiotach publicznych. Szczegółowo poruszone zostaną kwestie zarządzania dokumentacją papierową, zgromadzoną w składach chronologicznych, a także postępowanie z przesyłkami wpływającymi w postaci papierowej i elektronicznej. Wyjaśnione zostaną, wątpliwości w zakresie doręczeń, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji e-doręczeń.

Warsztaty prowadzić będą Dorota Szymańska i Magdalena Sawicka - członkowie zespołu roboczego, przygotowującego projekt rozporządzenia w części dotyczącej elektronicznej instrukcji kancelaryjnej, obecnie kierujący zespołem w PUW, zajmujący się rozwojem i wdrażaniem jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP. Praktycy elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędach i wdrażania rozwiązań teleinformatycznych w obszarze e-administracji.

25 kwietnia 2018 r.
10:00 Część I Prace przygotowawcze do wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej
  • Otoczenie prawne, w tym zasady elektronicznego zarządzania dokumentacją na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
  • Elektroniczne zarządzanie dokumentacją jako podstawowy sposób dokumentowania spraw
  • Zarządzanie wyjątkami
10:30 Część II Przygotowanie szczegółowych przepisów wewnętrznych
  • Postępowanie z korespondencją wpływającą:
    1. przesyłki papierowe
    2. przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
    3. przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
    4. przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP
  • Zasady organizacji składu chronologicznego (zbiory składu)
    1. podział przesyłek na dokumentację dot. spraw elektronicznych i papierowych
    2. zasady przekazywania dokumentacji nie odwzorowanej w EZD
    3. postępowanie z przesyłką mieszaną ( papier + informatyczny nośnik danych)
  • Prowadzenie składu informatycznych nośników danych
  • Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
  • Dekretacja, a rozdzielenie korespondencji, zasady dekretacji zastępczej
12:30 Przerwa na lunch
13:00 Część III Przygotowanie szczegółowych przepisów wewnętrznych cd.
  • Dokumentowanie przebiegu załatwienia sprawy
    1. System kancelaryjny bezdziennikowy
    2. Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
    3. Zarządzanie wyjątkami na papierze przy użyciu EZD (systemowe blokady, alerty)
    4. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji
    5. Znakowanie sprawy, zmiana znaku
    6. Sporządzanie projektów pism – szablony dokumentów
    7. Kompletowanie akt sprawy
    8. Akceptacja elektroniczna
    9. Zasady podpisywania pism
      • w sprawach elektronicznych
      • w sprawach prowadzonych w postaci papierowej
    10. Metryka sprawy
  • Korespondencja wychodząca w postaci papierowej i elektronicznej
    1. Doręczanie elektroniczne do osób fizycznych i podmiotów publicznych (doręczenia na maila, art. 46 i 391 i 39 2 kpa) UPP/UPD, fikcja e-doręczeń
    2. Generowanie zestawień korespondencji
    3. Prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących
  • Uwierzytelnione wydruki dokumentów elektronicznych
  • Korespondencja wewnętrzna
  • Archiwizacja spraw w EZD i zasobu składu chronologicznego
  • Prowadzenie raportów i rejestrów
  • Wyłączeniowa z systemu EZD – prowadzenie spraw w oparciu o inne systemy teleinformatyczne
15:00 Pytania i odpowiedzi
15:30 Zakończenie warsztatów

Magdalena Sawicka

Kierownik oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
W latach 2000- 2010 pracownik Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki-Terenowego Banku Danych w Białymstoku.
W latach 2008-2010 pracownik Centrum Projektów Informatycznych MSWiA.
W roku 2010 Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego ds. pilotażowego wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentami.

Dorota Szymańska

Pracownik oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Od 10 lat pracownik administracji rządowej. Na co dzień opiniuje projekty dokumentacji wdrożeniowej, wprowadzanej w instytucjach administracji publicznej różnego szczebla. Udziela wsparcia w zakresie organizacyjnym i merytorycznym w pracach wdrożeniowych systemu EZD PUW.